不動産業界では何を「業務効率化」できるのか？デジタル活用がもたらす効率性を解説

こんにちは。「レリーズ」編集部です。

不動産業界における定常業務は多忙を極めることに加え、近年の少子高齢化の影響から「業務効率化」の必要性が叫ばれています。しかし、一息に効率化といっても、その具体的内容については深掘りがされていない段階なのではないでしょうか。

そこで本稿では、不動産業界で業務効率が求められる背景を述べ、「実際に、どういった業務が効率化できるのか」についての一例を紹介します。日々の業務に改善を求めておられる不動産会社の方は、ぜひお役立てください。

なぜ業務効率化が必要なのか？不動産業界のリアル　　

かねてより、不動産ビジネスにはアナログ文化が根付いていることによる「長時間勤務時間」「労働力不足」などの問題が顕在しています。

実際に、日本生産性本部が2020年5月に発表した「産業別労働生産性水準の国際比較」を参照すると、アメリカ不動産業の生産性が100とするならば、日本ではわずか27.1と、全産業のなかでも低い水準であることが分かるでしょう。

引用：（公財）日本生産性本部「産業別労働生産性水準の国際比較～米国及び欧州各国との比較～」

さらに、不動産業界の就業者は年々高齢化しており、「若手が増えず、マンパワーはどんどん下がってきている」状態。にも関わらず、エンドユーザーのニーズはますます多様化し、不動産市場の情勢も日々変化しているのが現状です。

引用：国土交通省「不動産業ビジョン2030 参考資料集」

こういった課題感を踏まえた業務効率化の必要性は、日夜不動産ビジネスに関わっている方ほど、よりリアルに感じておられるのではないでしょうか。

不動産業界にはデジタルツールの活用による業務効率化が必要　　

そもそもとして、不動産業の業務は多岐にわたっており、以下のような業務は“作業量”で賄うしか方法がなくなっているのが実情です。

• 来客対応
• メール・電話対応
• 物件・顧客情報の管理
• 内見対応
• 売上管理

など

こういった業務を大幅に効率化するためには、デジタルツールの活用が必須。業界内でも、大手を筆頭に徐々にデジタルシフトの機運が高まりつつあります。

政府主導で行われている取り組みの影響もあり、不動産業界におけるデジタル活用の基盤は、徐々に整い出しています。国土交通省の資料を参照すると、生産性向上による名目GDP600兆円の実現に向けて「地域経済分析システム（RESAS）」などへの官民のビッグデータの集積や見える化を進められている最中であるとのこと。

引用：国土交通省「不動産分野のサービス向上・業務の効率化等に向けた新技術等の活用について」

同プロジェクトでは「不動産データ（地価公示情報・不動産取引価格情報）のオープン化」「不動産データの提供方法の改善」などの実施が予定されています。今後は、不動産会社・エンドユーザー双方の物件情報の利活用が、よりスムーズに行えるようになるかもしれません。

不動産会社で効率化できる業務の例　

ここからは、不動産会社がデジタルツールの活用により効率化できる業務について解説します。具体例としては、以下のとおりです。

• 物件入力
• 追客
• 契約手続き
• 重要事項説明

それぞれについて、以下より個別に解説します。

物件入力

通常、不動産会社では自社サイトやポータルサイトへ物件情報の入力は“個別に”行わなければなりません。インターネット経由で情報収集を行うエンドユーザーも多いため、Web上への情報掲載は必須といえますが、各物件情報を入力していく作業は骨が折れることでしょう。

そこで有効なのが「物件コンバーター」の活用です。物件コンバーターとは、物件情報を一括入稿するためのシステム。活用すれば、「SUUMO」「HOME'S」など不動産ポータルサイトや自社サイトなど、各サイトで同じ物件情報を入力する手間を省略できます。

物件コンバーターのサービス例としては、株式会社 イー･ビジョン「みらいえ」が代表的でしょう。

引用：みらいえ

みらいえは、入力していた情報を、ビッグデータとAIを活用し自動入力。公式情報では、数百項目もある入力項目のうち“400項目以上”をワンクリックで入力でき「通常30分程度かかる物件情報の入力が10分程度で完了する」とあります。

さらに、物件入力をサポートするサービスとしては株式会社iimonの「入力速いもん」も代表的です。

引用：入力速いもん

入力速いもんは、会社間流通サイトや仲介業者専用サイトの情報から物件情報を保存し、物件入力画面で1クリックするだけで必要情報を入力できるツール。

過去の物件データを最大限に活用し、入力済みのデータを基にして、最短2クリックで物件情報を作成可能であることから、情報収集・入力にかかっていた時間を大幅に削減できるでしょう。

追客

不動産ビジネスでは、エンドユーザーごとにニーズやスケジュール感が大きく異なるため、追客が思うように進まないケースも多いにあるでしょう。しかし、全体の成約率アップを図るうえでは、追客はなくてはならない業務。

特に都市圏の売買・仲介業務においては、近年の価格上昇と物件供給量の低下が影響し、反響から成約までの期間が年々長期化しており、追客の必要性がますます高まっています。

とはいえ、長期間ずっと追客を人力でやり続けるのは多くのリソースが必要。加えて、成約につながるかが読めないケースでは「労力と成果がつり合わない」と感じられる場合もあるかもしれません。

そこで活用が推奨されるのが、追客支援の機能をもつITシステムです。例えば「エンドユーザーの希望物件がサイトに登録されたら、最適なタイミングを判断して自動で追客メールを送る」ことも可能になり、追客業務の効率化・最適化を図れるでしょう。

代表例として、同ブログでもたびたび紹介している株式会社Housmart「Propo Cloud」が挙げられます。

引用：Propo Cloud

Propo Cloudは「物件提案メールの定期的な自動配信」「顧客反応を数字で見える化」など、追客業務の自動化を実現する機能が多数実装。

アクティブユーザーのみを可視化して、優先的にアプローチできるシステムも組み込まれていますので、長期に及ぶ追客業務も、優先度をつけたうえで効率化できます。

契約手続き

不動産取引における契約手続きも「電子データによる契約」「ツールを用いた本人確認」「書類の自動作成」などの機能を持つツールを使えば、大部分を効率化可能です。

例えば、当社も不動産売買に特化した電子契約システム「レリーズ電子契約」を提供しています。

レリーズは、従来は紙で行っていた契約手続きを、パソコン内にある電子書類を用いて行うためのシステム。導入すれば、紙の書類を用意する必要はなくなり、相手方次第では完全非対面での契約締結も行えます。

さらに、従来の紙の契約書から電子契約に置き換えれば「印紙代をはじめとするコストカット」といった恩恵もあるため、年間契約本数が多い不動産会社ほど、導入メリットが大きいシステムです。

決済手続き

電子契約と並んで、決済行為をオンラインで行うためのサービスを導入すれば、契約手続きにかかる業務をさらに効率化できます。通常、不動産取引では「立会い決済」が基本になっていますが、ツールを使った決済手続きでは「期日前」「非対面」でも処理すら可能。

具体例として、株式会社エスクロー・エージェント・ジャパンが提供する「H'OURS」をみてみましょう。

引用：H'OURS

H'OURSは仲介事業者に代わって取引の進捗状況を管理し、期日よりも前に決済手続きを完了させることを目的としたサービス。導入すれば、自社側だけでなく、相手方の仲介会社・エンドユーザーの負担軽減にもつながるでしょう。

重要事項説明

重要事項説明の際は、基本的にエンドユーザーや相手方の仲介会社と対面で行う場合、数時間は必要で不動産会社・エンドユーザー双方に負担がかかるのが現状です。しかし「海外にいる」「遠方に住んでいる」「仕事で忙しい」といったケースでは、スケジューリングも難しい点が課題になるでしょう。

近年は、重要事項説明をオンラインで行える「IT重説」が浸透してきています。。これにより、遠隔でも重要事項の説明が可能になりますので、自社の業務効率化や全体のワークフローの短縮、エンドユーザーの満足度アップを実現可能です。

関連記事：IT重説とは？不動産取引で導入するメリットを解説

業務効率化のためのITツールを選定するポイント　

ただし、不動産会社が「ただツールを導入した」としても、それだけでは業務効率化は果たせないでしょう。デジタルを活用した業務効率化に取り組む際には、以下のような点に着目する必要があります。

• 効率化インパクトの大きい業務を見極める
• ベンダー側のサポート体制

次項より、それぞれについて解説します。

効率化インパクトの大きい業務を見極める

デジタルツール導入で業務効率を上げるためには「あれもこれも」となるのではなく、まずは“自社で効率化する業務”を見極めなければなりません。なぜなら、自社で稟議を回したうえで導入し、運用体制を定着させるためには自社の規模感次第では数ヶ月は必要……と、多くの労力がかかるためです。

そのため、効率化のインパクトが期待できる業務から、優先してデジタルシフトしていくべきといえるでしょう。例えば、追客業務を効率化すれば、くまなく顧客フォローできるようになり面談率・成約率の上昇に直接寄与します。加えて、契約手続きを電子化すれば「印紙代の削減」による利益率アップの副次効果もあります。

ベンダー側のサポート体制

運用ノウハウの蓄積や体制構築を図るためには、ベンダー側のサポート体制も必須といえます。特に、細かな要望に応えてもらうためには、不動産業界ならではの商習慣や法規制に精通した人員が在籍している会社のサービスを選定するようにしましょう。

まとめ

不動産業の高齢化・従事者が減少しているのは、冒頭でも述べたとおりです。近年は、以前に比べてスタッフにかかる負荷も大きくなっているため、ツールによる業務効率化の重要性は高まっています。

しかし、自社の業務を「まとめて効率化すること」の難易度は非常に高いため、まずは「何を導入したら、社員の働き方改革に繋がるか」について明確化しましょう。

当社は不動産売買特化型のDXXプラットフォーム「レリーズ・シリーズ」を提供しています。

レリーズは不動産取引実務の効率化やコストカットが可能なサービス群です。DX推進による顧客体験価値や満足度の向上を図りたいとお考えの方は、お気軽にお問い合わせください。

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