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コラム2023/01/23
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電子契約の安全性はどのくらい?不動産取引に導入するための必要知識

電子契約の安全性はどのくらい?不動産取引に導入するための必要知識

こんにちは。「レリーズ」編集部です。

不動産取引実務で、電子契約を利用すれば業務効率化につながるとは聞いたものの、その安全性については疑問符が浮かぶ方は多々いるはずです。実際に、不動産業界において電子契約は普及し始めたばかりであるため、その性質についての理解・議論が不足している点は否めません。

それを受けて、今回は電子契約の安全性について、不動産取引実務の観点から論考します。電子契約を用いた不動産取引に不安をお持ちの方は、ぜひお役立てください。

安全に利用するために知っておきたい電子契約の仕組み

電子契約では、従来は紙の契約書で行っていた不動産取引の手続きを、電子データを用いて行います。契約手続きはデジタル上に存在する電子の契約書類で進め、紙の契約書に施していた筆記署名は「電子署名」に置き換えて、契約の真正性を担保します。



一般的な電子契約サービスは、提供企業側が管理するサーバーにデータ保管するクラウド型の製品であるケースがほとんどです。

法的効力を発揮する電子署名もクラウド上で行われ、双方の合意記録はクラウドのファイルに埋め込まれます。


安全性の高い電子契約の要件とは?

さて、以上を踏まえた上で「安全性の高い電子契約」をどのように定義すればよいのでしょうか。ここからは、3つの観点から電子契約における安全性の基準を解説します。

【安全性の基準①】電子契約書の真正性を担保する方法 

電子契約サービスを利用する上でも、紙の書類のように「なりすまし署名」「内容改ざん」などで、意図しない形で契約締結がなされる可能性が懸念されます。

もし、紛争に発展した場合、契約書は証拠として用いられますので、なりすましや改ざんを防ぐため、前述の電子署名を用いたサービスを選ばなければなりません。

そんな電子署名には「立会人型電子署名」「当事者型電子署名」の2種類が存在します。以前までは、立会人型電子署名は負荷を少なく導入できる分、係争時の信頼性は弱いとされていました。

しかし、2020年7月に経済産業省が公開した「電子契約サービスに関するQ&A」によると、事業者署名型(立会人型)でも電子署名するのは契約当事者と評価可能とされています(※1)。

当事者型電子署名も、導入にコストと時間はかかるものの、係争時の信頼性は十分です。

以上を踏まえると、「どちらがいい」とは断言できませんが、使いやすさやコスト面を鑑みると立会人型電子署名の方が有利で、クラウドサインやGMOサインといった大手でも採用されています。

ただし、電子署名でも非改ざん性を証明できるが、「いつ」署名されたものなのかまでは証明できません。したがって、公的機関により認定された「タイムスタンプ」を電子契約書に付与できるシステムであると、より安全性が高いと定義できます。

とはいえ、紙の契約書はさらに容易に文書の改ざんができてしまいますので、その点も鑑みれば電子契約は比較的対応しやすいといえるでしょう。

【安全性の基準②】情報漏えい対策のセキュリティレベル 

クラウド型のサービス全般にいえることですが、一般的な電子契約ではアクセス権を持つ人(社内担当者や相手方など)が契約書の閲覧や改ざん、コピー、記録媒体の持ち出しをすることで情報が外部に漏洩するリスクを抱えています。

漏洩したデータが悪用された場合、企業価値の棄損や信頼の失墜にもつながるため、電子契約ごとに閲覧可能な人間を制御することでデータの機密性を確保しなければなりません。

さらには、外部からのサイバー攻撃やウイルス感染にも備えておくことが求められます。これらに網羅的に対応した電子契約システムの要件をまとめると、以下のとおりです。

  • 不正アクセスの防止対策
  • 認証タイムスタンプ
  • 通信及びファイルの暗号化
  • バックアップ体制
  • 機密保持ポリシー
  • 多要素認証
  • IPアドレス制限
  • ISO270001取得


電子契約のサービス選びでは、商品ページや資料、商談などで上記を満たしているかどうかをチェックするとより安心です。

【安全性の基準③】災害発生時の可用性 

日本は地震や台風などの自然災害が多いため、災害発生時にシステムの可用性が保たれるのか、サーバーを管理する企業側の「BCP対策」の有無もチェックしましょう。サーバー可用性を知りたいなら、SLAの水準について問い合わせるのが一般的です。

さらに、サーバーに保存されたデータのバックアップを取っている程度の頻度や、サーバーは冗長化構成となっているのかなども把握しておかなければなりません。

ここでいう冗長化とは​​情報システムの構成方法の一種で、設備や装置を複数用意し、一部が故障しても運用を継続できるようにした作りです。サーバーの冗長化がなされている電子契約システムほど、“万が一”の場合を気にせず、安心して利用できるといえます。

電子契約の使用には相手方の同意も求められる  

以上の3つの観点に加えて、実際に電子契約を運用する上では、相手方とトラブルにならないように事前に電子契約利用の同意も取得する必要があります。

基本的に、相手方が同意しない場合、不動産契約で電子契約を用いることはできません。自社都合で電子契約を結ぶ環境を整えたとしても、相手方が応じてくれなければ、従来通りに紙での契約書で取引を進めるしかないのです。

日本では長年にわたり印鑑の押印による契約文化が根付いていますので、「電子」というだけで拒否反応を示される可能性も大いにあります。

ただし、そういった場合でも電子契約の安全性有用性を説明すれば、応じてくれる可能性があるため、社内でその点も事前にマニュアル化しておくのが望ましいでしょう。

【結論】安全性の高い電子契約導入を果たすためには何が必要?

本稿で紹介した要件に合致したシステムの導入を検討すれば、概ね失敗はないといえますが、それでもやはり不安は残ります。

そのため、トラブルに発展する可能性をあらかじめ低減したいなら、不動産業界に特化したシステムを選び、外部専門家のアドバイスも受けるのが安心といえます。

不動産業界特化型の電子契約システムの採用

不動産業界に特化した電子契約システムなら、最初から国土交通省の運用マニュアルを踏まえたシステム設計がされていたり、実務で必要な契約書類のテンプレートが揃っていたりします。

そのため、特化型のシステムなら、いきなり不動産取引に導入したとしても、法令に違反した運用をしてしまうリスクを低減できます。導入企業視点では、セキュリティ的な要件の確認を重点的に行えば、少ない労力で導入可能です。

外部専門家によるチェックも依頼する

不動産領域における電子契約システムは、まだまだ解禁されたばかりなので、外部専門家によるサポート体制もあるとより安心できます。

たとえば、電子契約の運用では改正後の宅建業法や電子帳簿保存法といった、さまざまな法律も遵守した運用が求められます。違反に該当した場合、契約が無効となったり、国土交通省より「指示処分」を受けたりするだけでなく、最悪の場合は「業務停止処分」「免許取消処分」となるリスクがあるためです。

それを踏まえると、「安全性の高い電子契約運用」との観点からは、電子契約システムを提供している企業側のアドバイスを受けたり、弁護士にリーガルチェックを依頼したりする必要があるといえます。

不動産取引における安全性を重視した電子契約システム「レリーズ」 

不動産売買領域に特化した電子契約サービス「レリーズ」は、不動産取引実務における安全性を考慮し、シンプルな使いやすさを重視した設定を行っています。

加えて、クラウドサイン・SMBCクラウドサインともAPI連携を行い、大手にも選ばれるセキュリティ要件を備えている、安全性の高いシステムです。

電子契約書への不正アクセスの防止

レリーズを用いた不動産取引では、相手方に契約書を送る際に、クラウドサイン側が契約書を閲覧確認するためのユニークURLをその都度発行する仕組みになっています。
これにより、悪意を持った第三者からの不正アクセスは“ほぼ不可能”であり、契約相手がたとえアカウントを持っていない一般のお客様であっても、安全なファイルのやり取りが可能
です。

契約締結には安心安全のクラウドサインを採用

民法では、不動産契約を締結する方式については、書面での合意だけでなく、口頭や、電子メール、クラウドなども認められています。レリーズが連携するクラウドサインでは、合意したPDFファイルの証拠力を担保するため「電子署名」を使用。

さらに、契約締結“時刻”の真正性も証明するため、認定タイムスタンプも付与する仕様となっています。

その他電子契約の安全性を担保するためのオプションも豊富に実装

その他にも、不動産取引で安全に電子契約を運用するためのさまざまなオプションを備えています。具体的には以下のとおりです。

  • 暗号化通信
  • ファイアウォール
  • 機密保持ポリシー
  • IPアドレス制限
  • アクセスコード


上記に加え、トラブル発生時には不動産業界に精通した人材がサポートする体制が整っているため、「より安全性の高い電子契約の運用」を実現できます。

まとめ

一見、情報漏洩やデータ改竄の危険性が高いと思われがちな電子契約システムですが、その仕組みを紐解けば、従来型の紙の契約よりも安全性は高いといえます。

もちろん、自社で導入するシステム次第な面はあるものの、適切に契約書の真正性が担保され、セキュリティ対策が施されたシステムなら、安心でしょう。


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<参考>(※URL最終閲覧2022年11月30日)
※1 経済産業省「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A」https://www.meti.go.jp/covid-19/denshishomei_qa.html

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