年内の全物件電子契約移行を目指す。顧客体験向上と業務効率化を同時に実現

新築分譲マンションシリーズ「Brillia」を展開する東京建物株式会社さまでは、DXの取り組みを強化する中、2023年3月に「レリーズ電子契約」を導入しました。その狙いや期待する効果について、住宅営業第三部 営業推進グループ グループリーダーの本多 永明さまにお話をお伺いしました。

お客様ファーストな電子契約を追求した時に、レリーズ一択でした　

ーー レリーズ電子契約を導入されたきっかけ、経緯はどのような流れだったのでしょうか？

東京建物では年間約3,000本もの売買契約・覚書等を締結しています。その業務においては、人的コストはもちろん、膨大な枚数に及ぶ紙や収入印紙代も大きなコストとなっていました。2022年5月の宅地建物取引業法改正に伴う不動産売買の電子契約解禁は、当社にとってコスト削減や業務効率化に向けた大きな転機となりました。

電子契約の導入においては、電子化された3,000本もの契約・覚書書類をどう管理するかが大きな課題でした。そこでまず、2022年2月に電子契約単体のサービスを試験的に導入したのですが、単体のサービスでは物件ごとの書類管理ができないことを含め、お客様に書類探しの手間をおかけしたり、現場での利用・管理体制が煩雑になるといった新たな課題が見つかり、不動産業に合った電子契約・契約書管理サービスの導入をあらためて検討することになりました。

ーー 他の電子契約サービスは検討されましたか？

はい、同じく不動産業に特化した他社サービスの比較検討も行いました。当初の課題であった書類管理については、どちらのサービスでも解決できると感じたのですが、お客様の書類探しの手間を解消できるのはレリーズが持つ「マイページ機能」だと、導入を決めました。

マイページ機能では、お客様ごとにゲストアカウントを発行しマイページ上で個別に契約書類を共有できるため、契約ごとに情報が一元化でき、書類の紛失や散逸、共有漏れ、メールの誤送信といったトラブルを防ぐことができます。これにより非対面でもスマートな書類の受け渡しが可能となり、電子契約におけるお客様の不安払拭につなげることができます。

当社の事業の根底にあるのは、”常にお客様目線で物事を考える意識”です。それを電子契約においても実現するうえでレリーズ電子契約のマイページは理想的な機能だと思っています。

早期の運用定着化、全物件での電子契約移行を目指す

ーー  ご利用状況について教えていただけますか？

今年3月にレリーズ電子契約を導入してから、関西を含め9つある営業グループそれぞれにまず一棟ずつ電子契約の対象物件を決め運用をスタートしました。

導入直前にレリーズのサポートチームの方々による利用方法の説明会や現場ごとのトレーニングを丁寧に実施いただいたことで、早いグループでは３月の最終週から電子契約をスタートすることができました。

一年で最も集客が多いゴールデンウィーク後の契約手続きの繁忙期までには電子契約を本格化させ、その中で生まれた課題を洗い出しながら、遅くとも年内には全物件の電子契約への移行を目指しています。

ーー レリーズ電子契約の導入で感じている「効果」「手応え」などはございますか？

レリーズ電子契約の導入は業務効率化やコスト削減にも効果を発揮しています。

お客様の名前とメールアドレス、特定のアクセスコードを入力するだけで簡単にマイページにログインでき、事前確認も社内承認もボタン一つで解決します。操作性は非常にシンプルで、デジタルを敬遠しがちなベテラン社員でもすぐに操作を覚えられるので、導入におけるこのハードルの低さがコスト削減の取り組みを後押ししています。

また、ペーパーレスの時代を迎え、当社でもパンフレットを電子化するなどの取り組みを積極的に進めてきました。特に不動産は多くの書類がやりとりされる業界ですが、マイページ機能を使うことで、単にペーパーレスによるコスト削減の効果を得られるだけでなく、紙を削減することで環境にも配慮したビジネスにも繋がります。

今後、レリーズを導入した価値や効果が社内で大きく高まっていくだろうと感じています。

快適なマンションライフの提供に向けて、GOGEN社と改革に取り組む

ーー ありがとうございました。さいごに、レリーズに期待することなどございましたらお聞かせください。

GOGEN株式会社CEOの和田さんはデベロッパー出身であり不動産業界を熟知しているというだけあって、１を伝えただけで10を、しかも迅速に理解してくれます。単なる開発会社と導入企業という関係ではなく、長く頼れるパートナーだと思っています。

今後は、社内の基幹システム等とレリーズをいかに連携させるか、また、さらなる顧客満足度や業務効率化に繋がる改善などもGOGEN社に相談しながら進めて行きたいなと考えています。

お客様が当社のマンションで快適に人生を送って下さることが事業の一番のゴールです。しかし、その実現のために我々が提供するものはマンションの品質だけでなく、ご契約までの手続きの安心感やスムーズさも含まれますので、まずはお客様目線であることを一番に考えながら、レリーズを通したさまざまな改革に取り組んでいきたいと思います。




※本記事は2023年6月に住宅新報で掲載された記事を基に作成しています