岡山県全銀行と連携、住宅ローン申請までスムーズに対応できる電子契約移行へ

岡山県倉敷市を中心に、土地や建売分譲住宅の開発・販売から注文住宅の設計・施行までを行なっている株式会社創宅さまは、2023年1月から「レリーズ電子契約」を導入いただき、現在までにほぼ全ての不動産取引契約を電子契約へ移行しています。今回は、同社の営業部 副部長の今給黎 永さまに、電子契約に対するお客様の反応や社内での効果や満足度についてお話をいただきました。

電子契約導入に向けて、岡山県全銀行からお墨付きをもらう

ーー 株式会社創宅さまの事業内容について教えてください。

当社は、創業から42周年を迎え、岡山県倉敷市を中心に分譲住宅事業を主力として展開しております。現在、自社が保有する分譲地は約200区画と、倉敷市内では多い部類に入りますかね。30代のファミリー層を主なターゲットとし、倉敷市に深く根差した事業を推進しています。

私の経歴に関しましては、入社から20年が経過し、3年前まで住宅営業の担当をしていました。現在は、契約書関連の統括や土地仕入れを主に担当し、「レリーズ」の導入と運用の推進に携わっています。

ーー レリーズ電子契約はどのような経緯で導入されたのでしょうか？

金融機関でも電子契約が増えてきており、自社でも電子契約の活用ができないかと興味を持っていました。電子契約ベンダーさんのご紹介は何件かいただいてはいたのですが、不動産売買に特化したサービスというのが気になりレリーズさんのお話を聞いてみようと思ったのがきっかけです。

実際にお話を聞いて、業務時間の短縮や印紙代の削減など導入インパクトが大きいことが理解できましたし、なによりも会社として新しいことに取り組んで行かなければいけないという想いがあったので、うまく活用できるかといった不安は正直あったのですが、まずはやってみようという気持ちで導入を決めました。

ーー 実際に、導入に向けての不安や苦労はありましたか？

当社は元々ITの推進に理解のある環境でしたし、レリーズの担当者の方から丁寧なサポートをしていただいたので、導入の過程はスムーズに進めることができました。

ただ、我々は住宅ローンの手続きのサポートも行っているのですが、取引している金融機関での電子契約対応が可能かどうかが一つの懸念点でした。そこで、電子契約を結んだ際の合意締結証明書のサンプルをいただいて、岡山県内の全銀行を訪問して電子契約申請の許諾確認を実施しました。レリーズの電子署名機能は電子契約シェアNo.1のクラウドサイン、金融機関との結びつきが強いSMBCクラウドサインとシステム連携をしているので、信用度が高くすべての銀行から「問題ない」との回答を得ることができました。これにより、電子契約への移行を安心して進めることができましたね。

不動産取引契約を電子契約へ完全移行

ーー 現在のご利用状況について教えてください。

土地の売買契約、重要事項説明書、および建物請負契約において電子契約を利用しています。高齢者などで電子契約への警戒感をお持ちの方には、書面による取引も行っておりますが、導入から半年の間に、大部分の契約書類はレリーズに移行しました。

実際の契約手続きは、これまで通り対面形式で実施しており、書面のやりとりを電子化しただけです。そのため、業務のフロー自体に大きな変更はありませんでした。ただ、電子契約が初めてのお客様も多かったため、手続きや操作に関する資料を用意し、「こういうメールが届きます」とか「スクロールして指定のボタンをクリックしてください」といった説明を行っています。

ーー 電子契約に対する、お客様の反応はいかがですか？

電子契約を初めて実施したのは導入直後の2023年1月で、買主さま、弊社（売主）、そしてグループの仲介会社との3者間契約でした。買主さまに電子契約の手続きとそのメリットを説明し、提案したところ、「これは新しいですね。ぜひ試してみたい！」という非常にポジティブな反応をいただき、そのまま和やかな雰囲気で手続きを進めることができました。

電子契約の大きなメリットとして、印紙代が不要になることや、ペーパーレスが挙げられますが、これらはお客様にとって非常に直感的に理解しやすいため、提案するとほぼ皆様が喜んで対応してくれます。30代のお客様が多いため、デジタル操作に関するトラブルもほとんどありません。

契約終了後には「必要な書類をプリントアウトしてお渡ししましょうか？」とお客様に確認するのですが、ほとんどの方に「不要です」との回答をいただきます。今後は、このような電子取引が主流となると感じています。

何年か経った後、以前ご購入いただいたお客様から売却相談されることも多いのですが、「当時の契約書はお持ちですか？」と質問すると、紛失していたり、すぐに探し出せないことが多いのです。しかし、レリーズを利用していれば、マイページから容易に全ての書類を確認することができるため、今後はこのようなトラブルも減少することを期待しています。

ペーパーレスで社内業務が簡略化

ーー レリーズへの移行を通じて、気づいた点や良かった点はありますか？

書面での契約を行っていた頃は、契約当日にその場でお客様に契約内容のチェックをしてもらうという状況でした。しかし、レリーズでは、契約書の事前確認を挟むシステム設計になっているので、契約日の前に内容をお客様に確認していただき、質問や不明点が生じれば早めに対応できるようになりました。契約当日の混乱を避けられ、契約手続きがスムーズに進行します。

また、会社としても紙がなくなったことは非常に大きなインパクトです。以前は、ある一つの分譲地を複数区画で販売する場合は、同じ内容の書類を何度も印刷し、それを整理・保存する作業が必要でした。しかし、レリーズを利用することで、同じ案件をコピーするだけで済むようになりました。

書類の保管スペースをどこにするかなど考える必要がなくなりましたし、レリーズにログインするだけで必要な書類に誰でもアクセスできるので、契約担当の私も営業担当も経理担当も情報共有がしやすい環境になり、部署間の連携もとてもスムーズになりましたよね。

ーー さいごに、レリーズを導入した感想を教えてください。

非常に満足しています！営業担当者からも使いやすさを感じてもらっており、経理の方からは業務の迅速化を実感してもらえています。レリーズを利用することで、手動での作業に比べてミスやエラーが大幅に減少しました。今後も積極的にレリーズを活用していきたいと考えています。



※本記事は2023年8月時点の情報を基に作成しています。