「東京⇆岡山」の遠方契約を“現地にいながら”実現。ワークフローが大幅に改善

東京都渋谷区千駄ヶ谷を拠点に活動されているDEPARTURE株式会社さまは、投資用物件のデベロッパーとして「マンション、ビル、ホテル等の開発業務及び開発支援業務不動産の売買仲介及び管理業」などを展開されています。一度の取引価格も大きく、かねてより「印紙代が高額」「移動や製本に時間がかかる」という課題から、2022年12月から「レリーズ電子契約」を導入いただいています。今回は、同社の代表取締役である篠原 一文さまにお話を伺いました。

導入後、6件の契約で印紙代を「約30万円」カット

ーー まず、DEPARTURE株式会社さまの事業内容について教えてください。

当社は今年で6年目の会社です。私自身、以前はデベロッパーの仕入れ業者として、開発事業や仕入れの土地購入の仕事をしていました。その後、当社を立ち上げ、独立した形です。

当社の事業としては、ワンルームの投資用マンションを1棟建てて、業者さんに卸し、その業者さんが分譲していくモデルになっています。不動産業のなかでも、いわゆるマンションデベロッパーという立ち位置になりますね。販売先は、大きな企業様ですと株式会社グッドコムアセット様などと取引をさせていただいています。

土地を購入する本数は年間12件以上で、2022年度は年間16件程度の土地購入を行なっています。

ーー レリーズ電子契約を導入されたきっかけ、経緯はどのような流れだったのでしょうか？

もともと電子契約に興味があり「いずれ導入しなければならないな」という思いはありました。その折に、知り合いから「不動産特化の電子契約がある」と耳にして「ぜひ話を聞きたい」となった際に紹介されたのがレリーズ電子契約でした。ちょうど考えていたタイミングと合致した形ですね。

営業担当の方の話を実際に聞いてみて「印紙代カット」「業務効率化」などのメリットに魅力を感じ、当社の取引件数なら削減される印紙代だけでも導入コストを回収できると判断し、導入を決定しました。業務時間や工数の削減効果も高いと予想していたので、入れない理由はありませんでした。

不動産契約は「国交省の規定マニュアル」に準拠しなければいけませんが「レリーズ電子契約はその規定マニュアルに準拠している」と伺ったので、他の電子契約は検討していません。以前からクラウドサインの無料プランを使っていたましたので、電子契約そのものに対するアレルギーはなかったのもあると思います。

ーー 電子契約導入のメリットとして、どのようなものを感じられていますか？

電子契約導入で感じているメリットとしては、事前に想定していた印紙代の削減効果が非常に大きいと実感しています。基本的に、当社が取り扱う取引では契約金額が「億」を超えますので、印紙代カットのインパクトは相当あります。

例えば、1回の契約で印紙代が6万円程度は最低かかってしまいますので、不動産契約を1回でも行えば、導入コストは回収できてしまう計算になります。当社で年に一度も売買契約を行わないというケースはあり得ないので「導入しない理由はなかった」といえます。

実際、現時点で6件の売買契約を締結しましたが、印紙代を30万円近く削減できています。

「東京⇄岡山」でスムーズな契約締結を実現

ーー 初めてのレリーズ電子契約利用のエピソードを教えてください。

一番最初に実施した不動産契約は当社が売主で、買主は既存の取引先であった岡山県の会社さんです。相手方企業にも東京支店はあるものの、今までは契約締結のために岡山まで行く。もしくは本社に書類郵送をし、印鑑したものを持ち寄る必要がありました。

しかし、「今回は電子契約でやってみませんか」と打診し、いろいろご説明した後、電子契約を使って「東京⇆岡山」の遠方契約を実施させていただきました。

契約時には、私が事前にPDFの書類を送付して、Zoomでのレクチャーをしながら契約手続きを進めました。レリーズ電子契約では「事前確認→社内承認→契約締結」など、システムのナビステップに則って契約締結を進められるので、相手方は岡山にいて、私は東京で操作して、その場のパソコン上で「これで完了です」となった際には、お客さまもとてもびっくりされていました。

以前は、重要事項説明書や売買契約書を製本・郵送して、それを返送してもらうまでに最短でも4〜5日かかっていたのですが、その時間が丸ごと削減されたことになります。しかも、これはあくまで「最短の時間」でしたので、当然少しでもミスがあったら送付し直していましたし、失敗した際には貼っていた収入印紙も無駄になるリスクがありました。

当社と岡山のお客様は、年に数十件ほども取引があるので、それが完全オンラインになった恩恵は非常に大きいですね。

ーー そのほかに削減された負担はありますか？

製本作業や捺印の業務が効率化されました。特に、重要事項説明書の枚数が多く、製本やスキャン作業の負担が大きかったです。レリーズ電子契約の導入前は、スキャン作業が2〜3日放置されることがありましたが、今は締結後すぐに銀行に送れるようになって大変楽になりました。

以前は、契約相手次第では契約現場に印鑑を持ち出すか、持ち出せない時は「持ち回り」として相手方に郵送して、事前に押してもらうという手間も生じていました。それも今はなくなっています。

ーー 現状の電子契約のご利用割合はどの程度になりましたか？

当社が売主の場合は50％程度の割合で電子化できています。仕入れも含めると、その半分程度の25％になります。仕入れでレリーズ電子契約を使えるハードルは高いですが、当社としては積極的に利用を働きかけしていきたいと考えています。

レリーズ導入を機に、SMBCクラウドサインの有料プランも契約して、不動産契約以外の書類も本格的に電子化するようになりました。

法人顧客の場合は電子契約への理解も得やすい

ーー 電子契約の使用に対して、相手方の反応はどうでしたか？

当社が売主のケースでは、契約は電子契約に持っていきやすく、実際に利用すると「電子契約は便利ですね」とよく言ってもらえます。当社が関わる不動産契約では、仲介会社も介在せず、相手方も基本的に法人なので、理解は得やすいのかなと思っています。

私自身、積極的に他の不動産業者にも電子契約の使い方や良さも広めていっていますね（笑）ただし、当社が買主となって間に大手不動産会社が入った取引の際は、電子契約の利用を断られてしまった経験もあります。

ーー そのときはどのような理由で断られたのでしょうか？

こちらから提案してみると「まだ区分までしか対応できないんですよね」とのことでした。仲介会社が「電子契約はまだ対応していない」と言うケースは依然として多く、大手であればあるほどそうなりやすい印象です。中小の仲介会社、それも1〜2人でやってる仲介会社さんとかだと、丁寧にご説明すれば電子契約を取り入れてくれる場合は多いですね。

ただし、そもそも売主さまがご高齢の方だった時、メールアドレスすら持っておらず、パソコンに不慣れな方である場合も多々あります。そういったケースでは、電子契約の利用自体、そもそも難しいですよね。そういう年代の方は、関連書類も「紙で保管しておきたい」というニーズもまだありますしね。

ーー 銀行側の反応はどうですか？

銀行に提出する際には、紙に印刷して必要書類を提出しなければいけないケースもまだ多いです。銀行の担当者さんによっては、電子署名の理解が広まっていないことも多く、締結済みの書類のコピーを提出する際も「ハンコがない」ことで、「この契約書はまだ締結されていないやつですよね」と言われてしまいます。なので、合意締結証明書をつけて電子契約を行った事実について理解してもらうための、説明コストがかかってしまっているのが実情です。

当社が付き合いのある銀行さんは、何度も説明してきたため、その点はご理解いただいています。当初は紙で関連書類を提出していたのが、今ではメールでの提出も可能になってきています。電子契約は金融業界でも広まっていくと思いますので、今後負担も減っていくだろうとは思っています。

電子契約の今後の広がりに期待したい

ーー 本日はありがとうございました。さいごに、レリーズに期待することなどがございましたらお聞かせください。

今後は、レリーズ電子契約で「お試し契約」みたいな機能が増えるといいなと思います。電子契約の良さは口頭で説明しても伝わらないので、一度体験してみるのがいいのかなと。ある契約手続きでは、事前に「チュートリアルをやってみたい」とのご要望があったので、本契約前に仮の契約を結んだこともあります。

レリーズのような電子契約は「もっと不動産業界内で浸透すればいいな」と思っていますので、私としても広めていきたいところですね。契約場所についても縛られなくなり、対面ではなくZoomでも行える点は、やはり非常に負担が減りますから。

当社は年間取引件数も多い方ではないですが、それでもコスト面でのメリットをとても感じているので、分譲マンションを取り扱っている不動産会社さんなどは、より大きなインパクトがあるのではないでしょうか。

業務負担についても、現状は紙の書類もある程度使っていますが、今後はファイリングする回数もどんどん減っていき、スペースも削減していけるだろうと考えています。本数が月1本以上ある不動産会社さんや、自社でも分譲されている不動産会社さんは圧倒的に導入した方がいいなと思います。




※本記事は2023年2月時点の情報を基に作成しています。