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コラム2023/01/14
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電子契約の導入で業務フローはどう変わる?

電子契約の導入で業務フローはどう変わる?

こんにちは。「レリーズ」編集部です。

不動産取引で電子契約の導入を検討している場合、事前に把握しておくべき事柄に「導入後の業務フロー」があげられます。電子契約と紙の書類を使った従来型の契約では、実務面で留意するべき事柄も異なるためです。

そこで今回は、電子契約を不動産取引実務に導入した場合の業務フローについて解説しますので、自社での導入に向けた情報収集を行っている方はお役立てください。

不動産会社における電子契約導入後の業務フロー

そもそも、不動産領域における電子契約自体が解禁されたばかりであるため、その仕組みや仕様について浸透しきっていないように見受けられます。

そのため、電子契約導入後の業務フローについてみる前に、まずは前提となる電子契約の概要についておさらいしましょう。

電子契約とは?

電子契約とは、従来は紙の契約書で行っていた手続きを、「電磁的記録(電子データ)」によって契約書を取り交わす取引方法です。電子契約を導入すれば、印紙代が削減されたり、押印・捺印が不要になったりします。

不動産業界における電子契約自体は、2022年5月の宅建業法の改正で完全解禁されました(※1)。改正により、これまで書面交付が義務付けられていた売買契約書や媒介契約書、賃貸借契約書などの電子交付も認められています。

電子契約を使った不動産取引の業務フロー

不動産業界からみた電子契約については以上のとおりです。では、実際に不動産取引に電子契約を導入した場合、実務プロセスはどのように変わるのでしょうか。

電子契約を用いた不動産取引を仲介で行った場合の業務フローの例を解説します。当社(GOGEN株式会社)が提供している不動産業界特化型の電子契約サービス「レリーズ」を導入した場合ですと、以下のような手順を踏みます。

<電子契約を用いた不動産取引の業務フロー例>

  1. 媒介契約書
    1. 相手方への意思確認・電⼦契約の旨を告知、メールアドレス取得
    2. 物件の案件情報をシステムへ登録
    3. 媒介契約書署名【電⼦契約①】
  2. 重要事項説明書・売買契約書の準備
    1. 各当事者に電⼦契約の旨を告知、メールアドレス取得
    2. 事前確認
    3. 社内承認
  3. 売買契約当⽇
    1. 確認した書類にて重要事項説明
    2. 電⼦署名依頼の送信(署名順番の設定)
    3. 重要事項説明書・売買契約書署名【電⼦契約②】



サービスにより細かな部分は異なるものの、電子契約を導入した場合の業務フローは概ね変わりません。上記のとおり、紙の契約で発生していた「書類の押印・捺印」「書類の送付」「契約書の印刷・製本」といった業務が削減されているのがわかるでしょう。

そのため、ワークフロー全体がより効率的かつスピード感あるものになっています。

紙の契約と電子契約では業務フローはどう違う? 

前段のとおり、電子契約を導入したとしても契約締結に至るまでのフローは大きく変わらないものの、全体的なスリム化が果たされています。紙の契約書を用いた従来型の取引との違いとしては、以下のとおりです。



上記のように、紙では「PCから印刷→郵送」と細々していた業務が、デバイス内で完結できるようになります。

電子契約なら半自動化も実現できますので、余ったリソースを、お客様とのやり取り対応など、契約締結までのフローについて人が対応することで、付加価値を高められる部分に割くことができ、より事業を加速させられます。

電子契約のスムーズな運用定着を実現するための導入前準備

不動産会社で電子契約を運用するための業務フローを策定する場合、大きくは「社内規定の見直し」「相手方からの承認を取得する方法の検討」「電子化する書類の仕分け」が求められます。

社内規定の見直し

電子契約を導入したとしても不動産取引に関する社内規定で改訂が必要なのは「電子契約 × 不動産取引実務」に関する項目のみです。具体例としては、以下のようなものがあげられます。

  • 文書管理規程
  • 印章管理規程
  • 契約雛形の修正


このように、修正範囲は広くはないものの、自社でナレッジが不足していると考えられる場合には、外部専門家に意見を求めることも検討されます。

相手方からの承認を取得する方法の検討

電子契約を利用するためには、相手方の事前承諾も取らなければならず、これは国土交通省のマニュアルでも策定されています(※2)。取得の方法については、電子メールのやり取りで本人認証を行うのが一般的です。

電子契約を導入するなら、相手方の同意を「どのように取得するのか」「実際に相手方に契約書を送信する社内担当者は誰か」などを決めておきましょう。

電子化する書類の仕分け

電子契約版の業務フローでは、電子手続きを適用する契約書も決めておく必要があります。
具体的には「メインで使っている書類にするのか」「まずは一般的に使われている請負契約や外部への業務委託で進めるのか」といった部分の検討です。

この際、使用頻度が高く、「紙での手続きが面倒」「印紙代がかかっている」といった要件を満たす契約書をリストアップして、電子化する書類の優先順位づけをするとスムーズです。

従来使っていた契約書を再利用する場合でも、各文言を電子契約用に変更しておかなければなりません。

業務フローの効率化に繋がる電子契約システム「レリーズ」 

前述のとおり、「レリーズ」は不動産業界特化型の電子契約サービスであり、不動産取引実務におけるワークフローに即したシステム設計が特徴です。

レリーズは、不動産取引実務における使い勝手を考慮した管理画面やマイページ機能などによって、スムーズに電子契約を導入できます。案件名や部屋番号、売買価格、決済日など、不動産取引特有の項目プロパティも設けているため、契約管理もスムーズに可能です。

2022年4月に国土交通省より公表された運用マニュアルにも対応しているため、汎用型のサービスのように自社でワークフローや運用マニュアルを作成する必要もありません。

まとめ

本稿で解説したとおり、不動産取引で電子契約を導入すれば、業務フローがより簡便なものになるため、不動産会社だけでなく、エンドユーザー視点でも大きなメリットがあります。

スムーズな導入を実現するためには、社内規定を始めとする従来型の実務プロセスを見直す必要があるものの、導入する意義は大いにあるのではないでしょうか。
 

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<参考>(※URL最終閲覧2022年11月30日)
※1 国土交通省「不動産取引時の書面が電子書面で提供できるようになります」https://www.mlit.go.jp/report/press/tochifudousankensetsugyo16_hh_000001_00036.html

※2 国土交通省「重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びITを活用した重要事項説明実施マニュアル」https://www.mlit.go.jp/totikensangyo/const/content/001479770.pdf

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