電子契約に潜むリスクについて論考｜本当に使って大丈夫？

こんにちは。「レリーズ」編集部です。

紙の書類を用いた従来型の不動産取引に対して、電子契約を使った手続きは、その名のとおり“電子”であるが故のリスクを孕んでいます。その点がボトルネックとなり、自社での導入が遅れている不動産会社も少なくないはずです。

この記事では、電子契約を不動産取引に導入した場合に発生が予想されるリスクと、それを避けるための対策方法をセットで解説します。

電子契約と紙の契約の違い

電子契約は、紙の契約書で行っていた不動産手続きを、すべて電子のファイルで実施する取引方法です。

電子契約と紙の契約書の違いについて、仕組みや契約フロー、法的拘束力の視点でまとめると以下のようなものが代表的でしょう。

2022年5月の宅建業法改正によって、重要事項説明書をはじめとする不動産取引書類の電子化が可能になりました。電子契約では、紙の契約書では必要だった押印・捺印作業が不要になり、印紙代もカットされます。

電子契約を使った不動産取引で懸念されるリスク　

電子契約が紙の契約と異なる点は以上のとおりですが、そんな電子契約を用いた不動産取引ならではのリスクとしては、以下のようなものが考えられます。

• 電子契約書の有効性の証明方法
• 不動産関連書類（※一部）における書面化の義務
• 契約内容の改ざん
• サイバー攻撃ウイルスによる情報漏えい

次項より、それぞれについて解説します。

電子契約書の有効性の証明方法

電子契約はオンライン上で締結するため、相手方の事情次第では非対面で行うケースも想定されます。その場合、不動産会社視点では、どのように契約手続きを進めたのか把握しづらい点がネックです。契約の締結は、正規の手順で締結しなければ、法的効力を失ってしまいます。

電子契約では、契約の事実を簡易的に証明するために「合意締結証明書」が用いられます。合意締結証明書には「いつ、誰が、どの書類に」合意したのかが記載された書類ですので、電子契約における有効性の証明方法として検討可能です。

不動産関連書類（※一部）における書面化の義務

不動産取引に関わる契約書類の中には、改正後の法律でも紙の書面作成が要求されているものがあります。その一例は、以下のとおりです。
 

• 定期借地契約定期建物賃貸借契約（借地借家法22条、38条1項）
• 宅地建物売買等媒介契約（宅建業法34条の2第1項）
• マンション管理業務委託契約（マンション管理の適正化の推進に関する法律73条1項）
• 労働者派遣契約（労働者派遣法26条1項、同施行規則21条3項）

法律上の規定を知らない。あるいは無視してこれらの書面を電子でしか用意しなかった場合、宅建業法違反になります。違反に該当した場合、契約が無効となったり、国土交通省から「指示処分」「業務停止処分」「免許取消処分」を下されたりするリスクを孕んでいます。

契約内容の改ざん

電子契約で用いる関連書類は、サービスのセキュリティレベル次第では改ざんが容易にできてしまう危険性もあります。電子契約にはさまざまなサービスがあるが、中にはセキュリティに不安が残るシステムも存在するのも事実ですので、自社で採用する際には入念なチェックが必要です。

サイバー攻撃ウイルスによる情報漏えい

電子契約のデータは、サイバー攻撃やウイルスハッキングを受ければ、外部に流出してしまうリスクがあります。それだけでなく、閲覧設定を間違えてしまった結果、本来は閲覧権限のない従業員や第三者がデータにアクセスして、情報が漏洩してしまう可能性もあるでしょう。

これらは、前段の内容の改ざんもあわせて、一般的にはクラウドサービス全般で起こり得ることです、データが漏洩してしまうと、企業の信頼を大きく損なう結果に繋がりかねません。

以上を踏まえた電子契約のセキュリティ要件については、下記の記事でも解説していますので、合わせてご参照ください。

関連記事：電子契約ってセキュリティ的に実際どうなの？強固なシステムの選定ポイントを紹介

電子契約で発生するリスクを低減する方法　

以上のような電子契約で発生するリスクを避けるためには、次の事柄に留意する必要があります。

• 電子署名型の電子契約システムの採用する
• タイムスタンプを活用する
• 電子契約に対応した業務フローを行う

以下より、それぞれについて具体的に解説します。

電子署名型の電子契約システムの採用する

「電子署名」とは、デジタル媒体で用いられるサインの一種であり、電子契約書に署名を記録することで、その文書の法的効力が証明されます。

電子署名には「ハッシュ関数」「公開鍵暗号方式」という技術が用いられ、複雑な暗号を付与して、改ざんやなりすましのリスクを低減する仕組みです。

現時点で、電子署名は電子契約における最も厳正な本人確認方法です。そのため、あらかじめ電子署名が採用されているシステムを選べば、不動産会社側は労力を払うことなく改ざんやなりすましへの対策が可能です。

書面契約でも印鑑の成りすましやコピーのリスクが存在し、それらは簡単に行えてしまうため、不動産会社にとってはより重いリスクであるといえるでしょう。

タイムスタンプを活用する

電子署名とあわせて、電子契約の法的効力を担保するために必要なのが「タイムスタンプ」です。タイムスタンプとは、表記されている“時刻”に電子契約書が存在していたことを証明するための技術であり、電子署名とセットで用いられます。

その中でも、長期署名や電子帳簿保存法を遵守する目的でも用いられる「認定タイムスタンプ」であれば、より強力な法的効力を発揮します。

タイムスタンプの付与は「①ハッシュ値取得→②タイムスタンプ要求→③タイムスタンプの発行」の流れで行われます。付与された時点から契約内容が変更されていないことが担保されますので、契約締結時にタイムスタンプを用いれば、「文書の存在」「非改ざん性」の証明になります。

電子契約に対応した業務フローを行う

同ブログの「電子契約の導入で業務フローはどう変わる？」の記事でも解説したとおり、不動産取引に電子契約を導入すれば、従来型のものから業務フローが大きく変わることになります。

その場合、「社内規定の見直し」「相手方からの承認を取得する方法の検討」「電子化する書類の区分け」などを行い、取引担当者がミスなくフローを進められるようにしなければなりません。

電子契約版の業務フローでは、社内担当者がミスなくシステムを運用できるよう、ノウハウの横展開やマニュアルの平準化が求められます。

不動産業界に特化した電子契約システム「レリーズ電子契約」なら各種リスクを低減可能　

「レリーズ電子契約」は、不動産売買領域に特化した電子契約サービスであり、“日本で初めての不動産電子契約”としての実績もあります。

膨大な数の契約書類を扱う不動産取引でも安心して利用できるように、実際の実務プロセスを考慮したセキュリティ要件を備えているシステムです。

不動産売買特化のシステムでミスなく利用可能

レリーズ電子契約は国土交通省のマニュアルも自動で遵守できるよう、不動産売買領域に特化したシステム設計がなされています。

契約を行う際には、国土交通省のマニュアルで規定されている「相手方への事前承認」「社内承認」などが完了しない限り、次の手続きに進めない仕様です。

さらに、物件単位での案件管理も可能で、各案件に対して必要書類を紐付けるだけで、「どの書類がどこまで進行しているのか」といった一元的に管理可能。そのため、少ない労力で業務効率化を果たせます。

データの通信から保管まで万全のセキュリティ

レリーズ電子契約では、電子署名・書類保管には業界最大手のクラウドサイン・SMBCクラウドサインを利用しているのも特徴です。

契約書を閲覧するためのユニークURLをその都度発行することで、悪意を持ったサイバー攻撃やウイルス感染のリスクを低減しています。さらに、データ自体は大手金融機関でも採用されるクラウドサインのサーバーに保管されるため、セキュリティレベルも堅牢な水準です。

まとめ

電子契約にはサイバー攻撃やウイルス感染のリスクが懸念されるものの、実のところセキュリティ要件が強固なシステムを導入すれば、それほど気にするべき事柄ではないとわかります。

次に気になるのが各種法令の遵守ですが、この点も不動産領域に特化したシステムを選択すれば、自社でマニュアルを考案する必要はありません。

電子契約の導入はエンドユーザーにとっても多くの恩恵がありますので、黎明期にあたる今だからこそ採用を検討する意義が大きいといえます。


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