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コラム2022/08/26
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不動産取引で電子契約システムを導入する際のチェックポイントを解説

不動産取引で電子契約システムを導入する際のチェックポイントを解説

2022年5月に施行されたデジタル改革関連法により、不動産取引における電子契約が解禁されました。一方で、さまざまな企業により電子契約システムが提供されているため、不動産取引実務に即したシステムの選定で悩むケースは多々あるはずです。

そこで本稿では、不動産会社において電子契約システムを導入するための必要ステップや、システムの選定方法について論考します。

2022年5月から不動産取引でも電子契約が導入可能になった

電子契約は、不動産取引実務をオンラインで行う手続き方法です。まず最初は、そんな電子契約とデジタル改革関連法の概要について解説します。

そもそも電子契約とは?

電子契約とは、従来は紙の契約書で行っていた不動産取引関連の手続きを、「電磁的記録(以下:電子データ)化した書類で行う取引方法です。

デジタル改革関連法の改正で不動産取引でも電子契約導入が可能になった

2022年5月18日に施行されたデジタル改革関連法では、宅建業法を含む48の法律を対象にして「書面化義務の緩和」「押印義務の廃止」が認められました(※1)。

従来の宅建業法では、重要事項説明書類などは必ず紙の書類を用意する必要がありましたが、この改正により電子化が認められています。結果として、不動産取引における電子契約が導入可能になりました。

不動産取引で電子契約を導入するメリット

不動産会社で電子契約を導入すれば、以下のようなメリットを得られます。

  • 印紙代をカットできるようになる
  • よりスピーディな不動産取引が可能になる
  • 書類管理の負担・コストが減少する


印紙代をカットできるようになる

印紙税法において、印紙代の支払い義務があるのは「書面によって交付された文書」と規定されています(※2)。そのため、電子契約を導入すれば印紙代カットによる大幅なコスト削減を実現可能です。

よりスピーディな不動産取引が可能になる

電子契約を導入すれば、取引相手次第では、完全オンラインでの契約締結もできます。そのため、不動産取引実務全体の大幅なスピードアップに繋がります。さらには、電子契約を導入した不動産取引実務では、「契約書類の印刷・製本」「署名・押印」「送付のための頭紙の作成」なども不要です。

書類管理の負担・コストが減少する

押印された契約書や重要事項説明書などは、一定期間保管する必要があり、管理負担が生じていました。しかし、電子契約ならオンライン上で各種書類を管理できますので、管理負担を削減でき、書類保管のためのキャビネットや倉庫も必要なくなります。

不動産取引で電子契約を導入する必要ステップ  

電子契約システムにはベンダーが用意したシステムをインターネット経由で即利用可能な「クラウド型」、自社で環境を整えて導入する「オンプレミス型」があります。

この内、主流なのはクラウド型の商品です。クラウド型の電子契約システムなら、わずか2ステップで自社に導入できます。

Step1.オンラインでの問い合わせ 

クラウド型の電子契約システムを導入する場合、まずは各サービスページの問い合わせフォームから申し込みを行います。

この際、システム導入の意思決定を行うにあたって「電子契約システム導入後のワークフロー」「予算見積もり」といった、自社内で電子契約に必要な要件を事前に社内でまとめておく必要があります。

電子契約の導入は不動産会社にとっては全社的な取り組みと言えますので、担当部門だけでなく、電子契約導入に対する社内コンセンサスも求められます。

Step2.サービス導入

導入するサービスを提供しているベンダー側とのやり取りを通して、双方合意に至れば、あとはシステムを導入するだけです。

一方で、電子契約は“導入して終わり”ではなく、その後の自社内での運用を見据えた体制構築や社内規定の策定が求められます。電子契約導入に必要な社内規定のポイントについては、下記の記事でも解説していますので、合わせてご覧ください。

不動産取引で電子契約を導入する際に社内規定の見直しが必要な理由(※準備中)

導入する電子契約システムを選ぶ際のチェックポイント 

2022年8月現在、日本における電子契約システムはさまざまなベンダーの提供するサービスが存在し、そのなかから“自社にとって使いやすいシステム”を選定する必要があります。

不動産会社が電子契約を導入する際のチェックポイントとしては、以下のとおりです。

  • セキュリティ対策機能の充実度
  • 電子帳簿保存法への適応
  • 不動産取引実務における使い勝手
  • 導入コスト
  • 導入後のサポート体制


セキュリティ対策機能の充実度 

サイバー攻撃や従業員の操作ミスなどによる情報漏えいは、取引先企業やエンドユーザーからの信頼の損失に繋がりかねません。そのため、強固なセキュリティのシステムを選ぶ必要があります。

セキュリティレベルのチェック方法としては、電子署名とタイムスタンプといった電子契約としての基本機能に加え、認定タイムスタンプの使用が認められているベンダーのサービスが望ましいでしょう。

認定タイムスタンプとは電子書類に施される非改竄性や信頼性を担保するための証明です。認定タイムスタンプを導入しているサービスや業務については、一般財団法人日本データ通信協会が公開している情報を参照すれば確認できます。

認定タイムスタンプを利用しているサービス又は業務

さらに、不動産業界をはじめ、建設・金融業界における大手企業での導入実績があれば、大手のセキュリティー要件をクリアしていることの証明になるため、あわせてチェックしましょう。

電子帳簿保存法への適応

電子帳簿保存法に適応しているかどうかも、電子契約システムを選ぶ際にチェックしましょう。電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。

デジタル改革関連法の改正における大きな動きとして、企業が電子データで受け取った領収書や請求書などの国税関係の書類を電子データで保存する義務が生じています。

不動産取引実務における使い勝手

前述のように、電子契約システムは導入して終わりではないため、その後の運用体制まで含めたシステム選びが必要です。実際に不動産取引で使うことになる担当者が、システムを使いこなせるのかどうかで、導入から運用までの速度は大きく変わります。

それを踏まえると、不動産取引実務に即した仕様でありつつも、シンプルな使い勝手のシステムが望ましいといえます。

導入コスト

電子契約システムの導入から運用に必要なコストは、商品次第で大きく異なります。比較的コストを抑えようと思えば、オンプレミス型ではなく、クラウド型のシステムから選ぶ必要があります。

クラウド型なら少額の初期費用、毎月定額(+従量)のSaaSサービスで、「使用頻度にあわせて課金すればいい」ので、導入コストも安く抑えやすいのが特徴です。

電子契約導入に必要なコストについては、下記記事でより詳しく解説していますので、こちらもご参照ください。

不動産取引で電子契約を導入するために必要なコストはどのくらい?

導入後のサポート体制

改正後の宅建業法に即した電子書類の運用を行うためには、国土交通省が公開している「重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びITを活用した重要事項説明実施マニュアル」の内容も踏まえておく必要があります(※3)。

しかし、このマニュアルの内容は文量も多く複雑であるため、電子契約システム導入からしばらくは外部専門家のサポートが必要になります。導入する電子契約システムを選定する際には、導入後にサポート体制があるかどうかもチェックしましょう。

不動産取引へのスムーズな導入を実現する電子契約システム「レリーズ」 

Release(以下:レリーズ)は、不動産売買特化型の電子契約システムであり、日本で初めて不動産電子契約を提供したサービスです。

不動産取引実務に焦点をあて、国土交通省のマニュアルにも対応したシステム設計により、簡便な使い勝手を誇ります。さらに、クラウドサイン・SMBCクラウドサインと連携しているため、大手不動産会社様からも選ばれるセキュリティ強度となっています。

承認者お一人あたり「16,000円/月(クラウドサイン利用料込み)」と、業界最安値の値段で導入可能な点も特徴のひとつです。

(※本稿で紹介している情報は開発中のものです。内容は変更される可能性があります。)

まとめ

宅建業法が改正されたことにより、不動産取引においても電子契約の導入が可能になりました。電子契約を導入すればさまざまな恩恵があります。導入するシステムを選定する際には、セキュリティ強度や不動産取引実務における使い勝手など、多角的な視点からシステムを選びましょう。

不動産売買に特化した電子契約システム「レリーズ」では、現在国土交通省のマニュアル解説つきの「電子契約対応ガイド」を配布しています。システムの導入に必要な初期費用が無料になる特典つきですので、ぜひご覧ください。


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参考:
※1
デジタル庁,「法令」,https://www.digital.go.jp/laws/,(2022/08/07)

※2
e-Gov法令検索,「印紙税法」,https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=342AC0000000023,(2022/08/07)

※3
国土交通省,「重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びITを活用した重要事項説明実施マニュアル」,https://www.mlit.go.jp/totikensangyo/const/content/001479770.pdf,(2022/08/07)

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