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コラム2022/08/26
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電子帳簿保存法の運用で不動産会社が踏まえておくべきポイントとは?

電子帳簿保存法の運用で不動産会社が踏まえておくべきポイントとは?

不動産取引で電子契約を導入すれば、大幅なコストカットや実務上の負担を大幅に削減できます。一方で、売買契約関連の書類(以下:契約関連書類)を電子化したうえで管理・運用するためには、電子帳簿保存法の内容を踏まえておく必要があります。

そこで本稿では、2022年8月現在における電子帳簿保存法の内容や、電子契約の導入にあたって踏まえておくべきポイントを解説します。

電子帳簿保存法の改正とは?

電子帳簿保存法とは1998年に制定された法律です。これにより、一定の要件を満たすことにより、紙の状態で保管しなければならなかった書類について、電子データでの保存・管理が可能になりました(※1)。

電子帳簿保存法の制定時に電子化が可能になった書類は「税務書類」「契約書」「請求書」「見積もり書」などです。

電子帳簿保存法改正の概要

電子帳簿保存法が制定されたあとも、宅建業法により、不動産取引関係の書類は長らく電子が認められない状態でした。しかし、2022年5月にデジタル改革関連法の一環で宅建業法が改正されたことにより、不動産取引関係の以下の書類を電化したうえでの取引が可能になりました(※2)。

これにより、現在は不動産取引実務での電子契約の導入も可能になっています。

電子帳簿の保存方法

電子帳簿の保存方法は3種類あり、それぞれ以下のとおりです。

  • 電子帳簿等保存…会計ソフトなどで作成した電子書類を、データでそのまま保存する方法
  • スキャナ保存…紙媒体で受領、あるいは作成した書類を画像データで保存する方法
  • 電子取引…電子メールなどで受け取った取引情報をデータで保存する方法


さらに、国土交通省によって、電子書類を保存する際に満たしておくべき要件が定められています。要件のポイントをまとめると、以下のようになります(表1)。

表1.電子データの保存要件

資料「電子帳簿保存時の要件」(国税庁)を参考にレリーズ作成


電子書類を保存するにあたって、上記要件が網羅されていなければ国税法や会社法の違反となる可能性がありますので、留意が必要です。

電子帳簿保存法改正の歴史

電子帳簿保存法は、2022年現在の内容になるまでにたびたび改正が行われています。以下より、国土交通省が公開している情報を参考にしつつ、電子帳簿保存法の改正の流れを解説します(※3)。

【2020年】電子データそのままの保存が可能になった

2020年の電子帳簿保存法の改正では電子取引で用いたデータの保存に関するルールが緩和されました。これにより、電子データをさらに活用しやすくなりました。

従来は、企業側で「改ざん防止マニュアル」などを作成したうえで、それに則った事務手続きを行う。あるいは書類の受領後すぐさまタイムスタンプを押さなければ、電子取引データをそのまま保存できませんでした。

【2021年】承認制度が廃止し、タイムスタンプ制度が緩和された

2021年の改正においては、電子帳簿保存法の抜本的見直しが行われました。

従来は「電子帳簿保存」「スキャナ保存」の方法で電子取引データを保存する際には、電子保存開始前に税務署長からの事前承認が求められました。しかし、この改正において廃止されましたので、特にスキャナ保存における作業効率が大幅にアップしています。

【2022年】電子取引データの保存が義務化された 

従来までは電子取引で使用したデータについて、紙媒体での保存が容認されていました。しかし、2022年1月の改正により、企業において電子取引で使用したデータそのものの保存が義務化されています。

不動産会社が電子帳簿保存法に即した書類管理を行うメリット

不動産会社でも、電子帳簿保存法を踏まえつつ、契約関連書類を電子データで管理すれば、以下のような恩恵を得られます。

  • 書類のファイリングやデータ化の手間がなくなる
  • 書類管理のためのスペースや負担が軽減される
  • 書類検索が容易になる


書類のファイリングやデータ化の手間がなくなる

不動産会社で管理する契約関連書類は膨大な量となるため、その管理には時間と手間がかかります。しかし、そういった書類をはじめから電子データで保存するようにすれば、紙の書類をファイリングしたり、画像としてスキャニングしたりする必要はなくなります。

書類管理のためのスペースや負担が軽減される

押印された契約書や重要事項説明書といった契約関連書類は、一定期間保管する必要があり、従来は書類保管のキャビネットや倉庫が求められていました。しかし、電子契約ならクラウドで契約関連書類を管理できますので、省スペース化にもつながります。

書類検索が容易になる

契約関連書類を電子化したうえで、データベース化すれば書類検索が容易になります。自社で扱うすべての契約書を、一元管理できますので、担当者以外でも容易に書類へのアクセスが可能です。

電子帳簿保存法に即した管理体制を築けば、自ずと書類管理のセキュリティレベルも向上します。

不動産取引実務で電子帳簿保存法に対応する際の注意点

不動産取引実務で、電子帳簿保存法を踏まえた電子契約の導入を行う際には、「電子契約で用いた書類を電子帳簿等保存する場合」「電子化した紙の書類をスキャナ保存する場合」の各ケースにおいて、異なる要素を踏まえておかなければなりません。

電子契約で用いた書類を電子帳簿等保存する場合

不動産売買の契約手続きで電子契約を導入すれば、「①電子化した契約関連書類をエンドユーザーに送付→②オンラインでIT重説を行う→③本人確認が可能な電子署名で署名を行う」との流れで取引が進行します。

電子帳簿保存法では、③で作成された署名後の電子契約書は、そのまま電子データで保管しなければならないと規定されており、以下の3点について留意が必要です。

  • 電子契約システムにタイムスタンプ機能はあるか
  • 契約承諾までの期間
  • データの保存環境


契約書類の非改ざん性や信頼性を担保するためには、タイムスタンプ機能が不可欠となります。そのため、自社で電子契約システムを導入するなら、タイムスタンプ機能つきのものにしましょう。

さらに、エンドユーザーの署名が行われるまでは契約承諾とはみなされなかったり、事故や不具合でデータが消えてしまわないように常にバックアップをとっておいたりする必要がある点も踏まえておく必要があります。

電子化した紙の書類をスキャナ保存する場合

不動産取引を従来通り紙の書類で契約を行い、それらをスキャナ保存の方法で管理する場合は下記の3点がチェック事項となります。

  • タイムスタンプを付与する方法
  • 社内の運用体制の構築
  • 重要書類のカラースキャン


紙の書類をスキャナ保存する場合においても、タイムスタンプの付与が問題になります。これについては、もとからデータ保存時刻を確認でき、変更や訂正の履歴が残るスキャニングシステムを用いれば解決します。

電子帳簿保存法では、データ受け取りから「7営業日+最長2ヶ月以内」に事務処理を完了させるよう規定されています。そのため、社内で紙の書類をスキャニングしたり、管理したりするための体制構築も必要です。

加えて、電子帳簿保存法では重要書類のスキャンは基本的にはカラースキャンと規定されている点にも留意が必要です。

まとめ

電子帳簿保存法では電子化した書類の管理方法について、さまざまな要件が定められています。しかし、不動産会社において紙で管理していた契約関連書類を電子化すれば、さまざまな恩恵があるため、電子帳簿保存法に対応した電子書類の運用・管理体制を構築する意義は大きいといえます。

Release(以下:レリーズ)は、電子帳簿保存法にも対応した不動産売買特化型の電子契約システムであり、日本で初めて不動産電子契約を提供したサービスです。

不動産取引実務に焦点をあて、国土交通省のマニュアルや改正後の電子帳簿保存法に対応したシステム設計により、「安心」「使いやすさ」を両立したシステムとなります。

レリーズでは、国土交通省マニュアル解説つきの「電子契約対応ガイド」を配布しています。今だけの特典つきの資料で、電子帳簿保存法にも即した電子契約の導入が可能になりますので、以下よりご入手ください。


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参考:
※1
国税庁,「電子帳簿保存法が改正されました」,https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf,(2022/08/08)

※2
デジタル庁,「法令」,https://www.digital.go.jp/laws/,(2022/08/08)

※3
国土交通省,「これまでのデジタル改革の取組みについて」,https://www.digital.go.jp/assets/contents/node/basic_page/field_ref_resources/d6cfdcdd-75e4-460c-9ec0-af4f952e03d5/20210906_meeting_promoting_07.pdf,(2022/08/08)

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