電子契約書の作り方とは？｜不動産取引で作成するためのチェックポイント

こんにちは。「レリーズ」編集部です。

不動産取引における電子契約の本格解禁を受けて、電子契約の導入を検討している企業は多く存在します。その際、把握しておきたいと感じる事柄の1つに「電子契約書」が挙げられるのではないでしょうか。

本稿では、不動産会社で電子契約に関する情報収集を行っている方向けに、電子契約書の概要を解説します。

電子契約書とは？　

電子契約書とは、デジタル媒体で作成した契約書類であり、電子契約で用いられる電子ファイルを指します。従来、不動産取引においては紙の契約書に署名・押印することで、双方の合意の証を残していました。

一方で、電子契約書はデジタル上の文書が原本として扱われます。デジタルの電子契約書をプリントアウトしたとしても、それはあくまで原本のコピーとして扱われ、保管義務も発生しません。

電子契約書では「電子署名」を用いて契約締結を行う

電子契約で真正性を担保するための手段としては「電子署名」が用いられます。

電子署名とは、紙の契約書における署名の役割を果たす仕組みであり、付与すれば電子署名法のもと契約書類の信頼性の証明となります。電子署名では、署名時に捺印者の情報が記録されますので、それが同意の証として扱われるのです。

さらに、電子契約書には電子署名と合わせて認定タイムスタンプが付与される場合もあります。タイムスタンプとは、付与された時刻における書類の存在と、その時刻以降の非改ざん性を証明するものです。

タイムスタンプを組み合わせれば、電子契約書の証拠力を強められ、電子署名の有効期限も延長できます。

不動産取引で電子契約書を活用するメリット

不動産取引において電子契約書を活用するメリットについて、大きなものとしては次の3点が代表的です。

• 印紙代が不要になる
• 契約書への押印・捺印が不要になる
• 業務効率化に繋がる

以下より、それぞれについて解説します。

印紙代が不要になる

電子ファイルにおける契約書は、印紙税法が規定するところの課税文書に該当しません。つまり、不動産取引で電子契約書を用いるほど、その分だけ印紙代を削減できるということになります。

不動産取引の取り扱い件数が多い企業にとっては、これだけでも大きなコストダウンにつながるでしょう。

契約書への押印・捺印が不要になる

電子契約書では、紙の契約書類では必要だった押印・捺印も必要ありません。紙の契約書を用いた不動産取引の件数次第では、日に何度もこういった作業が求められるため、それらの手間を省けるのは大きなメリットといえます。

加えて、電子契約書では印刷や郵送なども不要で、相手方にメール送信するだけで済むことも利点です。

業務効率化に繋がる

押印・捺印が不要になる点に加えて、電子契約書を導入すれば書類管理も「デジタル」で行えるようになるため、大幅な業務効率化を実現できます。

相手方への書類郵送によるタイムラグも発生しないことも鑑みれば、ワークフロー自体がよりスピーディになります。こういった不動産取引への電子契約導入にかかる業務フローの変化については、下記記事でも解説していますので、合わせてご参照ください。

関連記事：電子契約の導入で業務フローはどう変わる？

電子契約書の作り方

不動産会社が電子契約書を作成する方法としては「電子契約サービスのテンプレート利用」「自社の自前でいちから作成する」の2つが考えられます。

電子契約サービスのテンプレートを利用する

電子契約書の作成方法として、一般的にオーソドックスなものは、自社で導入した電子契約サービスのテンプレートを利用する方法でしょう。電子契約サービスの多くはクラウド型のソフトであり、締結済みの電子契約書はクラウド上で保管・管理できる仕組みですので、管理負担もかかりません。

さらに、契約書の法的効力の証明に必要な「電子署名」「タイムスタンプ」「合意締結証明書」は電子契約サービスを通して施されるので、自社での対応は不要です。

不動産関連の契約書は非常に複雑なため「テンプレート利用はNDAや業務委託契約、雇用契約など。比較的難しくない契約書のみ」が使用されるケースが多々あります。

自社の「自前」で作成する

自社で作成する場合は、「紙の契約書のスキャン」「Wordなどで作成した契約書のPDF化」などによって電子契約書を作ります。その上で、作成した電子契約書に、前述の電子署名やタイムスタンプを付与する方法です。

自前で作成する方法では、各種法令の遵守、電子署名やタイムスタンプサービス事業者との契約、ツール導入にもリソースを割く必要があります。

ただし、前述のように内容が複雑な書類に関しては、自社がこれまで使っていたものをPDF化して使用した方がスムーズであることも珍しくありません。

電子契約書を作成する際の注意点

ここからは、不動産取引で電子契約書を利用する場合に留意しておくべき事柄を解説します。

電子契約書の利用には相手方の同意をとる必要がある

電子契約書を用いて不動産契約を行う場合、相手方への電子契約書利用の確認を取らなければなりません。相手方が同意しない場合、電子契約書の使用はできないため、従来通り紙の契約書類を用いることになります。

日本では長年にわたり印鑑の押印による契約文化が根付いているため、「電子」というだけで拒否反応を示されるケースもあるでしょう。

ただし、そういった場合でも電子契約の安全性・有用性に関する説明を行えば、相手方が応じてくれる可能性もあります。

電子であっても改ざんのリスクがある

電子契約書はその性質上、不正アクセスによって内容を改ざんされるリスクが懸念されます。不正アクセスの手段はさまざまですが、 「パスワードを騙し取られたことによるなりすまし」「 セキュリティパッチの未適用を突いた不正アクセス」などの原因が考えられます。

場合によっては、自社の社会的信用の失墜に繋がりかねないため、十分に注意するべき事柄です。

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導入後すぐに不動産取引に準じた契約書を利用可能

不動産業界に特化したレリーズなら、2022年4月に国土交通省より公表された運用マニュアルにも対応しているため、汎用型のサービスのように自社でワークフローや運用マニュアルを作成する必要もありません。

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電子契約書のデータは、強固なセキュリティを誇るクラウドサイン・SMBCクラウドサインのいずれかのストレージに保管され、改ざんやウイルス攻撃のリスクを低減しています。

まとめ

不動産取引で電子契約書を導入すれば、印紙代の削減や業務効率化などのメリットがあります。しかし、そのまま不動産取引で導入するためには、国土交通省のマニュアルをはじめとして、いくつか踏まえておくべき事柄が存在します。

不動産売買に特化したレリーズ電子契約なら、導入後すぐに、各種法令に即した業界特化型の電子契約書を利用可能です。

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＜参考＞（※URL最終閲覧2022年11月30日）　
※1 e-Gov法令検索「印紙税法」https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=342AC0000000023