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セミナーレポート2023/01/14
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【セミナーレポート】不動産契約の電子化ハウツー

【セミナーレポート】不動産契約の電子化ハウツー

こんにちは。「レリーズ」編集部です。

2022年5月のデジタル改革関連法改正により、不動産業界でも電子契約が本格解禁されました。これにより、多くの不動産会社が電子契約の有用性に注目するようになったといえます。
 
本稿は、弁護士ドットコム株式会社のクラウドサイン事業本部と共催で開催された不動産会社向けの電子契約導入に関するセミナーレポート。電子契約の基本から、不動産契約における電子契約導入の留意点、クラウドサインとレリーズの連携機能を紹介します。
 
電子契約の導入をご検討されている担当者の方は、ぜひお役立てください、
 
(※本記事は2022年10月に実施した、クラウドサイン事業本部と共同開催したセミナーを記事化したものです)
 

不動産会社からみた電子契約のメリット(クラウドサインパート)

そもそも、電子契約とは、電子署名を施した電子ファイルをインターネット上で交換をして、お互いの企業が保有しているサーバー、もしくはクラウド上に保管しておく契約方式です。


出所:不動産契約の電子化ハウツーセミナー資料より

 

従来の契約では、紙の契約書に押印や署名契約を行ってきました。一方で、電子契約ではパソコン・スマートフォンといったデジタルデバイスを使って、「電子署名」「タイムスタンプ」を電子ファイルに施します。
 
電子契約は、従来のハンコや手書き署名で作成された書面の契約書と同様に裁判の証拠として扱われます。契約のすり合わせ内容は、最終的に印刷する必要もなく、PDFの電子ファイルに残すだけ。
 
WordやExcelで作成したファイルをPDFに保存する形で、電子契約サービスにアップロードすると、相手方にはメールで契約書にアクセスするリンクが届きます。
 
相手方はそのリンクを押してインターネット上で合意ボタンを押せば、判子の代わりに証拠となる電子署名とタイムスタンプがPDFファイルに付与されて、契約が完了します。
 

出所:不動産契約の電子化ハウツーセミナー資料より

 

わざわざ紙に印刷をして相手に返送、自社でファイリングを行うといった手間もなくなるため、契約完了までのリードタイムを大幅に短縮できるのが1つのメリットです。
 
続いて、保管が容易になる点も挙げられます。電子データが原本になるため、紙そのものを管理する必要がなくなるのです。電子契約はメールだけで契約締結できるため、遠隔での契約もできます。
 
多くの電子契約サービスでは、締結後の契約書データを全てクラウド上に集約します。これにより、たとえば締結の相手先の社名を使って契約書を検索したり、物理的な紛失・汚損したりといったリスクを排除可能です。
 
デジタルによる契約のスケジュール管理もできますので、更新期日や解約通知期限といった情報の伝え漏れもなくなります。つまり、わざわざ店舗に来ていただいたり、郵送でのやり取りで締結したりする手間が排除されるということです。
 
さらに、まだ不動産会社様があまり気づいていない重要なポイントとして、「お客様に選ばれやすくなった」との声もクラウドサインの導入企業からあがっています。
 
これは紙の契約は意外とお客様にもフラストレーションを与えてしまっていて、電子契約ならそれが解消されるのだと推察できます。
 
たとえば、「地方に転勤が決まって、移動の準備や引っ越しの準備ですごく忙しいのに、物件の契約書を郵送しなければならない」「紙の契約書をもらって私も家の棚にしまっていて、探すのに時間がかかる」といったケースが考えられるでしょう
 
クラウドサインを導入した不動産会社様からは、「電子契約に慣れていらっしゃらないお客様でも、クラウドサインなら操作説明も簡単だったので導入した」との声も聞かれます。
 
導入の効果としては、契約締結にかかる印刷や郵送等にかかる時間と手間が大幅に短縮されたとのことです。
 
さらに、電子契約では印紙代も削減できます。電子契約では収入印紙が不要になりますので、売買契約や工事請負契約については大幅なコストカットに繋がるはずです。
 

電子契約導入に必要な事前準備

不動産会社で電子契約を導入する際、まずは電子契約を適用する契約書を決めます。
 
具体的には「メインで使っている不動産売買や賃貸借系の書類にするのか」「まずは既に民間企業で一般的に使われている請負契約や協力会社への業務委託契約書等で進めるのか」などを検討します。
 
この際、使用頻度が高い「紙での手続きが面倒な契約書」「印紙代がかかっている契約書」などをリストアップして、電子化する書類の優先順位づけをしなければなりません。
 
次に、電子契約を利用するときの業務フローを決めるステップです。
 
電子契約版の業務フローを策定し、従来の契約書の末尾の文言を変更しつつ、合わせて社内規定の整備とお客様に対して、電子契約を利用するための事前承諾の文面を準備します。
 
クラウドサインの場合は、メールアドレスで本人認証を行いますので、契約の相手方であるお客様のメールアドレスをどのように入手するのか。お客様への事前承諾はどのように行うのかについて検討する必要があります。
 
それを「どのように取得するのか」「実際にお客様に契約書を送信するのは社内の誰がするのか」などを決めておきます。
 
賃貸の場合、クラウドサイン導入企業様の実際の業務フロー例としては、次のようになります。
 

  1. 物件申し込みの受付
  2. 書類上でお客様から電子契約利用の事前承諾の取得
  3. 営業担当が社内システムに必要事項を入力
  4. 事務が35条書面を作成
  5. お客様が自分のスマートフォンやパソコンで契約書を確認
  6. 重要事項説明をオンラインまたは対面で行う
  7. クラウドサインから交付されている35条書面にお客様が同意ボタンを押す/事務が37条書面を準備
  8. 37条書面にお客様が同意ボタンを押す

 
ただし、上記はあくまで一例。従来のやり方や賃貸/売買といった領域ごとの慣習に合わせて適宜アレンジを行う必要があります。
 
従来使っていた契約書の文末の文言については、電子契約用に変更しておかなければなりません。従来の紙の契約の場合、『契約締結の証として、本書2通を作成し、両者署名・押印の上、各自1通を保有する』といった文言がスタンダードでしたが、電子契約ではその点も異なりますので、『本契約の成立を証するため、本書の電磁的記録を作成し、○○○および●●●が合意の後電子署名を施し、各自その電磁的記録を保管する』といった文言への変更を推奨します。
 
電子契約導入にあたっては「整備押印規定」「印章管理規程」「文書管理規程」といった契約書に関係する社内規定の見直しも推奨されます。
 
さらに、あわせて用意しておきたいのが、お客様に電子契約利用の事前承諾を取るための文面です。
 
これは、国交省のマニュアルでも義務付けられているのですが、そのやり方までは特に定められていません。弊社で伺っている範囲ですと、各社様メール・紙の書類など、さまざまな形で同意を採られています。
 
この事前承諾の文面に関しては、クラウドサインでは弊社監修の同意書も提供しています。
 
「これを準備しておけばさらに安心」という事柄として、電子契約を用いた業務フローの事前練習が挙げられます。
 
お客様や取引先企業様に対して、電子契約の打診をするときの説明。あるいは簡単な質疑応答や、断られたときの対応といったものをロールプレイしておくと、本番時にも戸惑わずに済みます。
 
契約書の送信方法や過去の契約書の探し方といったものを整理しておくと、さらにスムーズです。

 

不動産業界は電子契約の「普及期」に突入(レリーズパート)

 弊社の電子契約サービスであるレリーズでは、契約部分に関しましてはそのまま弁護士ドットコム様提供のクラウドサインの機能を使用する形です。実は、宅建業法改正後の不動産領域における電子契約を、弊社で提供しているレリーズを使って実施しました。
 
5月18日の宅建業法の改正において、35条署名37条書面これらに関わる宅建士の押印義務が廃止になりました。それにより、メインの契約書自体も電子化できるようになりました。
 
実際に、「何を電子で行えるようになったのか?」については、法的な部分も含めて説明します。まず、下記の図をご覧ください。

 

 

「重要事項説明(35条書面)」「売買契約(37条書面)」「媒介契約(34条の2書面)」の3点については、5月18日に電子化が解禁されました。
 
その他の書類も、弁護士の確認などが必要になる可能性もありますが、一通りできるようになったと考えて問題ありません。
 
現在の不動産業界における電子契約の認知状況ですが、全国賃貸新聞が公開しているアンケートの中では、不動産会社で検討されているDXサービスとして電子契約システムが一番多いとわかっています(※2)。
 

出所:全国賃貸新聞『不動産業界のDX推進状況調査』

 

さらに、電子契約の導入時期については、2022年中での導入を前向きに検討されている企業様が多くなっていました。ここは各社で分かれるところでしょう。

 

出所:全国賃貸新聞『不動産業界のDX推進状況調査』

 

お客様の認知については、イタンジ株式会社のアンケートでは、賃貸領域では不動産経営に関して電子契約をご希望される方が73%と、非常に高い数字となっています(※3)。
 
さらに、弊社で行ったアンケート調査ではお客様の約6割が「印紙代が不要になる」と知っている状況で、皆様非常に情報収集が進まれているという印象でした。
 

不動産業界特化の電子契約を導入するメリット

 
不動産会社が電子契約システムを導入する際には、選択肢が3種類あります。
 
1つ目が「一般的な電子契約サービス」で、クラウドサインをはじめとした一般的なサービスの導入。会社全体で“あらゆる契約書類”を電子化したい場合におすすめです。
 
2つ目の選択肢としては、弊社が提供するレリーズのような不動産業界特化型のサービスがあげられます。こちらについては、賃貸・売買の各領域に特化したサービスが出ています。
 
3つ目が自社開発です。自社の業務にフィットしたものが作れるものの、かなりコストがかかり、数千万円から数億円以上は必要となります。
 
不動産業界は取引自体に特殊性もあるため、自社の状況に応じて選定することになるかと思われます。各案件でさまざまな部署が関与してきますので、その点にも留意しなければなりません。
 
契約手法についても、一般的な電子契約サービスと業界特化型の電子契約サービスを比較すると、サービスの利用者から対象となる契約書、契約書の種類、契約の期間が大きく異なります。


 

 

 
そのため、一般的なサービスが秘密保持契約や業務委託契約などの人処理について、「1契約 - 1書類」で対応している中で、不動産業界の特殊性を考慮したサービスを選定する必要があります。
 
さらに、国土交通省のマニュアルへの対応の有無についても、検討する際のポイントです。

国土交通省のマニュアルとは、60ページほどで電子契約導入に関する留意事項や必要手順が記載されている、いわゆる“ルールブック”的なものです。不動産会社で電子契約を導入する際には、改正後の各種法令を遵守できるよう、このマニュアルに応じた対応を行うのが原則となります。
 
電子契約に対応する際には、まず国土交通省のマニュアルを読んで、理解する。そのうえで、自社の中でフローに当てはめたオリジナルのマニュアルをお作りいただくのがスムーズです。
 
なお、デジタル改革関連法の改正で、宅建業法がどう変わったのかについては以下の記事で解説しています。電子契約導入で不明点をお持ちの担当者の方は、こちらもご参照ください。
 
関連記事:宅建業法改正のポイント|電子契約の解禁で不動産取引はどう変わる?
 
ただし、実際にマニュアルをベースにして業務フローに取り入れようと思うと、完全対応には時間がかかります。これについては、電子契約の“システム上”で解決しない限りは、遵守し続けるのが難しい状況にあると思われます。
 
国土交通省のマニュアルに準拠したサービスの場合、システム上での対応が可能になっているため、対応漏れのリスクを低減できます。
 
物件単位の書類管理でも、さまざまな書類が発生します。それらを「どう管理していくか」も考えなければなりません。特化型のサービスなら、それぞれの書類について「どこまで終わっているのか、何が終わっているか」を“ステータスとして”管理していけるため、非常に便利といえます。
 
不動産会社においては支店単位・チーム単位、新築であれば、物件単位・プロジェクト単位で案件を区切るケースが多いかと思われますので、自社の運用状況を踏まえたシステム選びが求められます。特化型の電子契約システムなら、こういった点もカバーされています。
 
その他のポイントとしては、賃貸領域では保証会社との連携、それに付随する手続きなど電子契約システムと紐づけていくことで、より業務効率を上げられます。売買領域では、住宅ローンとの兼ね合いで、関連書類を金融機関に提出するフローが発生する可能性もあります。
 
ただし、特化したものは、一般的な電子契約サービスと比べると多少、価格が高いものが多いという現実もあります。特化型のサービスの中でも、さまざまな価格レンジが存在しますので、機能も併せてどれが自社に合っているかを考えていくところからのスタートになるでしょう。
 

不動産売買特化型の電子契約システム「Release(レリーズ)」

 
ここからは、弊社サービスである不動産売買特化型の電子契約システム「レリーズ」を紹介します。
 
レリーズは、契約の部分で弁護士ドットコム様のクラウドサインに加え、SMCクラウドサインとも個別に業務提携させていただきながら、運用しています。
 
前述の「国土交通省マニュアル対応」「物件単位の案件管理」「柔軟なグループ設定」の3点についても全て対応しています。
 
レリーズを使って契約を行う際には、国土交通省のマニュアルで規定されている「相手型への事前承認」「社内承認」などが完了しない限りは、次のフローに進めない仕様になっています。そのため、必ずこのマニュアルに沿った進行を行えるのが特徴の1つです。
 
物件単位での案件管理では、各案件に対して書類を紐付けるだけで、「どの書類がどこまで進行しているのか」を一元的に管理可能です。
 
さらに、お客様への書類共有のため、お客様専用の「マイページ機能」を用意しています。マイページを使えば、契約したもの以外にも、保管書類などのいわゆる契約を伴わない書類も共有可能です。
 
ご利用の流れは、基本的にはクラウドサインと同じです。ただし、一般的なサービスでは電子の契約書をシステムアップロードをすると、すぐに契約に移りますが、レリーズの場合はその間に事前確認を挟むことも可能です。
 
セキュリティについても、連携しているクラウドサインに準じているため、非常にレベルの高いものになっています。弊社内でも、オプションのセキュリティを準備していますので、導入企業様のニーズに合ったものを使用できます。
 
各種データについては、GOGENではデータを所有、クラウドサインのストレージに保管される仕様になっているため、弊社側でデータを取り扱うことはありません。
 

セミナー参加者から寄せられた質疑応答

 
以下からの内容は、セミナーで実施された参加者様からの質疑応答の内容をレポートしたものとなります。
 

ーー紙の契約書と電子の両立は可能なのかが気になります。


基本的には契約自体は双方同様の手段で実施しなければなりません。それこそ、売買契約で電子契約を用いる場合、売り手・買い手の双方が電子契約を承認するという前提が求められます。
 
そのため、どちらか一方だけが電子契約で売買契約を結ぶのが難しいのが現状です。クラウドサインでも、不動産会社以外の導入企業様からも「相手方が紙の契約書じゃないと駄目と言っています」とのお問い合わせを多いとのことです。
 
そうなってしまうと、もう例外的に紙で契約を進めていただく形を弊社としてもおすすめしています。特に、ご高齢の方の場合はよく聞かれる話ですが、そういった場合でも、逆に電子契約について丁寧にご説明すると、理解いただけるパターンもあります。
 
「なぜ紙の契約書がいいと考えているのか」についてヒアリングすると、実は電子でやった方が良いというケースもあるかなという所感です。
 
「電子」というキーワードだけでアレルギー反応を示されるお客様もいらっしゃいますが、メリットをご説明すると、意外と簡単に電子契約を受け入れていただきやすくなります。
 

ーー電子署名の有効期限は最長5年になるかと存じますが、電子署名の有効期間が切れたとしても、契約としては有効なままなのでしょうか?

 
クラウドサインで電子署名を行った電子証明書の有効期限は10年間になります。ただし、これは“電子証明書の有効期間”ですので、契約そのものの効力が10年で切れるわけではございません。
 
一般的に、10年が経って電子証明書の有効期限が切れる場合は、新たに保管タイムスタンプを付与することで、10年を超えて電子証明書の有効期限を延長することができるようになっています。
 

ーーレリーズを導入したうえで、不動産売買以外の契約手続きが生じた際、クラウドサインの機能だけを使うことはできますでしょうか?

 
レリーズを導入すれば、クラウドサイン部分の機能のみの利用も可能です。不動産領域ではレリーズ。その他の「業務委託契約」「協力会社さんへの請負契約」などに関しては、クラウドサインを……、といった形で同一契約上で使用することも可能です。
 

ーー不動産売買契約以外をレリーズで管理することはできますか?

 
ここは「どのような契約か」によって変わってきますが、基本的には不動産領域向けの画面作りをしていますので、物件やプロジェクトなどの案件として登録できないものは難しくなっています。
 
案件を登録する際には不動産に特化した項目で必須化されているものがあります。そのため、レリーズとクラウドサインをそれぞれ分けて管理していただく方がベターです。
 

ーー相手方が法人の場合、メールはどこに送ればよいのでしょうか?案件担当者になるのか、それとも社長まで含めるのか。法人様の契約意思確認を担保する方法が気になります。

 
これも各社によって対応方法が分かれている状況です。相手方のご登録時に契約部門の方の名前のみを入れる場合や、社長様まで含めるケースなどさまざまとなっています。この点は、企業ごとの規模や考え方で変わってくる部分なのではないでしょうか。
 
しかし、クラウドサインとしては、相手方が法人なら決裁権限のある方をクラウドサインの送信先に含めることをおすすめしています。
 

原則は不動産会社様であっても変わりありませんので、従来の売買契約、賃貸借契約に対して、決裁権限を有している人のメールアドレスを宛先として入れておくとスムーズです。

 

まとめ

不動産関連の取引業務はフローや必要書類の面で特殊性が異なるため、スムーズな運用を行うためには、自社に合ったシステム選びが重要です。さらには、「国土交通省のマニュアルへの対応有無」「お客様視点で見た利便性」も踏まえなければなりません。
 
電子契約への対応はお客様視点でみても非常に有意義な取り組みであるため、普及期にあるこの時期に参入を検討しましょう。
 
 
登壇者プロフィール

高橋 佐和
お茶の水女子大学卒業後、 新卒にて国内大手ERPベンダーに入社。上場企業への基幹システムの導入・保守運用に従事する。2018年弁護士ドットコム入社後、電子契約サービス 「クラウドサイン」のマーケティング業務を担当している。
 
金原 幹紘
2012年に東京経済大学経済学部卒業後、フェデラルエクスプレスジャパンに入社しフィールドセールス、マーケティング等に従事。2019年、東京共同会計事務所に入社システム導入、オフィス移転、BCP策定等を行ったのち、2020年に独立しスポーツジム運営事業を経営。2022年、GOGEN株式会社に入社。
 

 <参考>(※URL最終閲覧2022年11月07日) 
※1 弁護士ドットコムhttps://www.bengo4.com/about/
 
※2 全国賃貸住宅新聞「不動産DX『推進すべきだと思う』が98.4%に【6社合同DX推進状況調査】」https://www.zenchin.com/news/content-555.php
 
※3 PR Times Times「賃貸入居の契約時に『電子契約を選択したい』お客様は73%」https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000095.000014691.html

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