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対談記事2022/09/17
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電子契約の基礎セミナー:不動産会社が知っておきたい基本情報【対談記事】

電子契約の基礎セミナー:不動産会社が知っておきたい基本情報【対談記事】

2022年5月に施行されたデジタル改革関連法により、不動産売買領域でも電子契約が導入されました。これにより、多くの不動産会社でも電子契約システムの導入が検討されています。その一方で、電子契約システムを不動産取引実務において導入する意義については、まだ十分に浸透しきっていないのが実情です。

そこで本稿では、実際に不動産売買領域に特化した電子契約システムを開発・提供しているベンダー視点で、不動産会社様からの電子契約に関する疑問にお答えしていきます。

(※本記事は2022年7月に実施した、不動産会社様とのQ&A形式のセミナーを記事化したものです)

「電子契約」は不動産取引で導入した方がいい?

和田:最初に電子契約の概要について解説いたします。電子契約とは、従来は紙の書類で行われていた契約手続きについて、電子的な手段を用いて契約の内容を確認・締結する手段です。

2022年の5月18日に、デジタル改革関連法が施行されましたが、この際に宅建業法も改正されたため、不動産領域における電子契約の利用が本格化されています(※1)。

具体的に申し上げますと、「宅建士の押印義務廃紙」「売買契約書や重要事項説明書(以下:重説)を電子書面で提供可能」といった形で、法改正がなされました。

不動産会社様:すでに他社さんでは、試験的に導入されているところもあると聞いています。弊社も、導入については検討している最中です。

そもそも電子契約は、どういう仕組みになっているのでしょうか。

和田:従来は紙の書類に署名・押印をして行っていた手続きに関して、電子契約の場合はサクラウド上に電子化した書類をアップロードします。そのうえで、電子署名という形で、エンドユーザー様にオンライン上で署名いただくことで契約が成立する仕組みです。



不動産会社様:法的には紙の契約も電子契約も、どちらも同じ扱いなのでしょうか。

和田:手法は異なりますが、法的効力というものは全く同じです。紙の契約では書類の準備以外に、物理的な保管スペースが必要になります。しかし、電子書類であれば保管先がサーバーになるため、省スペース化に繋がる点が特徴です。

紙の契約関連書類は印紙を貼り付ける必要がありましたが、電子書類の場合はこれも不要になります。

不動産会社様:電子書類は印紙税の課税対象にならないと聞いています。

和田:ご認識のとおりです。電子書類は印紙税法における課税対象に含まれていません。

なお、電子契約の仕組みにも実はいくつかございます。一般的に広く普及しているのは「立会人型」といわれるものです。これはクラウドのサーバー上に電子の文章をアップロードしたうえで、その文書に対する署名依頼をメールで相手方に送る仕組みです。



電子契約の手続き手順としては、まずはエンドユーザー様にメール経由でサーバーにアクセスいただき、契約を行う両者が【同意をする】というボタンを押します。

この際「同意した」という事実について、クラウド上にアップロードされた電子文書が書き換え不可能な形でPDFとして残ります。それを確認して、両者の合意が記録をされると、署名が完了する仕組みです。

このように電子契約では書類をアップロードした後はメールでアクセスしていただくだけですので、手続き自体は30分程度で終了します。

不動産会社様:紙の書類であれば押印なども必要になりますので、それを考えると非常にスムーズですね。

和田:エンドユーザー様としても電子契約は歓迎されているようで、弊社(GOGEN株式会社)が独自に行なったアンケート調査によると、87%の方が電子契約導入に対して積極的になられると判明しました。




不動産会社様:これなら、今まで紙ベースで行っていた契約手続きを電子契約に置き換えていこうと思った際に、多くのお客様にスムーズにご選択いただけそうですね。

和田:特に、投資不動産のエンドユーザー様というのはそもそも非常にお仕事も忙しい場合も多々ありますので「契約関連手続きをスムーズに終わらせたい」というニーズの方は、一般のお客様よりも非常に多いのではないでしょうか。

不動産会社様:そうですね。特に、何度も取引をされているお客様の場合、手続きにも慣れていらっしゃいますので、電子契約を用いたスピーディなやり取りが可能になれば、満足度の向上にも繋がると思います。

「対面」「非対面」どちらも対応可能

不動産会社様:電子契約は必ず非対面で行うのでしょうか。

和田:これは電子契約についてよくある誤解のひとつです。電子契約は「遠隔にいながら、非対面で契約を行うもの」だと思われている方も少なくありません。

しかし、冒頭でも申し上げたように、電子契約は“紙の契約に代わる手法の1つ”に過ぎません。そのため、現状では電子契約であってもあくまで対面で手続きを行うのがスタンダードな手法です。



もちろん、遠隔にいながらの非対面でも、同じように契約手続きを実施できます。

現状では不動産取引における契約手続きとは対面がベースになっています。そのため、いきなり非対面の手続きメインに移行するのではなく、今後電子契約が浸透していくなかで、徐々に非対面での手続きも増えていくのだと認識しています。

不動産会社様:確かに、いきなり「全部非対面で」となると、社内規定の改訂やワークフローの見直しが大変ですし、お客様側にもご負担になりますね。

お客様にご用意いただくものとしては、どのようなものがあるのでしょうか。

和田:対面で電子契約を行う場合、エンドユーザー様にはスマートフォンのみご用意いただければ問題ありません。

一方で、さまざまな理由で紙の契約を選択されるお客様に対するケアも必要かなと思います。弊社では、不動産会社様の提供サービスの「選択肢の1つ」とすることで、付加価値向上に繋がってくるのではないかと考えています。

あくまで今までの営業スタイルやエンドユーザー様とのコミュニケーション方法を変えることなく、よりスムーズな手続きが可能になるのが電子契約であるとご認識いただければと思います。

電子契約導入のメリット

不動産会社様:電子契約に置き換えても、基本は対面ベースであると理解できました。

それを踏まえたうえで、電子契約を導入するメリットとしてはどのようなものがございますか。

和田:不動産取引に電子契約を導入するメリットとしては、主に「印紙代カットによるコスト削減」「書類管理におけるコンプライアンスの大幅強化」「不動産取引スピードのアップ」の3つがあげられます。

 印紙代カットによるコスト削減

和田:1つ目は「コストの削減」については、先ほども申し上げた印紙代が不要になることの比重が大きいかと思います。もちろん電子契約で全てのコストをカットできる訳ではございませんが、非常に多くの費用を削減できます。

不動産取引の場合は関連書類が非常に多いため用紙の印刷コストもかかってきますが、電子契約ならこれについても不要になります。



不動産会社様:先ほど「省スペース化にも繋がる」ともおっしゃっていましたが、弊社では書類保管のために外部倉庫も借りています。電子契約を導入すれば、そちらにかかる費用もゆくゆくは減らせていけそうだなと感じています。

和田:それに加えて、書類の製本や保管、スキャニングなどで求められる人的コストも削減可能です。

電子契約の場合はこういった部分を半自動化させられますので「100件当たり300万円程度の削減効果がある」と言われています。

 書類管理におけるコンプライアンスの大幅強化

和田:2つ目の「コンプライアンスの強化」についてご説明します。通常、紙の書類であれば汚損や破損、紛失のリスクがつきものです。

しかし、電子書類であれば、そういったリスクに対する非常に高い耐性を有しています。



不動産会社様:紙の契約書であれば訂正印の問題や、内容改ざんなどのリスクもあります。最近は3Dプリンターの出現で判子も簡単に作れてしまうため、セキュリティ性の低下を感じているのですが、電子書類の場合はどうなのでしょう。

和田:そういったものに関しても、電子書類ならセキュリティ対策を施すことで、改ざんができなかったり、不正の履歴が残ったりする仕様が実装されています。

そのため、コンプライアンスの強化に繋がるかと思われます。

  不動産取引スピードのアップ

和田:3点目の「取引スピードの向上」については、先ほども少しお伝えしましたとおり、電子契約なら非常にスピーディな取引の実施が可能です。契約手続き自体を30分程度で終わらせることも可能になりますので、リードタイムが非常に短くなります。

さらに、郵送の手間・時間がかからない点も、大幅な円滑化につながる要素です。

不動産会社様:仮に遠方のお客様と取引を行う際にも、非対面での手続きも視野に入れれば物理的な距離を気にする必要ななくなりそうですね。

和田:何より、電子契約の導入によって、不動産会社様が今までになっていたクロージングまでの業務を多くカットできますので、その分より高付加価値な取り組みにリソースを割けるかと存じます。

たとえば、よりエンドユーザー様ごとに合わせた提案資料を作る。あるいはアフターのサポートをより密に行うなどです。



不動産会社様:確かに、電子契約により捻出した時間で、よりサービスの質を高められますね。現場で働く営業担当者も業務が楽になったり、より重要度の高いことに取り組んだりできるようになりそうです。

和田:経営の観点からも効率化を進めることができ、場合によっては紙の削減がSGDsへの取り組みに繋がると思われます。

不動産売買特化型の電子契約システム「Release(レリーズ)」

和田:不動産業界における電子契約のソリューションの分類ですが、大別すると「汎用的なサービス」「不動産業界特化型のサービス」がございます。

不動産会社様:汎用型と特化型の電子契約サービスは、どのような点が異なるのでしょうか。

和田:一番大きなものとして、不動産業界特化型の電子契約サービスの場合、国交省が策定したマニュアルに対応したシステム構築がなされているという点です。このマニュアルでは「取引相手に対する電子契約前の同意の取得」「取得する同意の内容」などを規定しています。

こういったものは汎用的な電子契約サービスですと、カバーできていないのが現状です。

さらには、申し込みフローも異なります。不動産取引では1つの案件において「重要事項説明書」「売買契約書」といった複数書類を管理しますが、汎用型サービスの場合、それすべてをひとまとめにして管理しなければなりません。

こういった不動産取引ではつきものの書類管理に関しても、特化型のサービスは非常に優れています。

不動産会社様:不動産取引で導入するなら、特に問題なければ特化型の方が恩恵が大きそうですね。

和田:おっしゃるとおりです。ここからは、弊社で提供しております電子契約サービス「Release(以下:レリーズ)」についてご説明いたします。

レリーズは、不動産売買に特化した電子契約契約書管理ソリューションです。不動産特化ということで、不動産取引実務における一連の工程をカバーするサービスとして作っています。



署名の部分については汎用的な契約締結サービスとして広く普及し、使用率の高い「クラウドサイン」「SMBCクラウドサイン」のシステムと連携しています。

つまり、汎用的なソリューションの“いいとこ取り”をしつつ、不動産取引実務視点でのシステムになっているということです。

さらには、前述した国交省のマニュアルへの対応や、案件ごとの書類管理、社内承認の取得といった不動産取引実務で求められる一連の領域もカバーしています。

不動産会社様:レリーズは他の特化型電子契約サービスと比べて、どういった点が異なるのでしょうか。

和田:特徴としては3点ございます。1点目は「簡単に導入」が可能なことです。「特化型なら業務フローが簡便になる」と申し上げましたが、まさに不動産会社様の契約業務にかかる負担を大きく削減できます。

2点目は、不動産会社様だけでなく、「エンドユーザー様目線の設計」も行っていることです。現状は、不動産取引において「はじめて電子契約を用いる」というエンドユーザー様も多くいらっしゃいます。

そのため、少しでも手続きに不備があると、かえって不信感を生みかねませんので、エンドユーザー様の抱くであろう疑問についてはしっかりケアをする必要があります。

そこで弊社では、「エンドユーザー様専用の画面」「契約が終わった後もお客様の専用画面にしっかり契約書が確保される機能」などを実装しました。それにより、エンドユーザー様目線で不安を取り除けるため、満足度の高い契約もご提供可能です。

不動産会社様:営業現場においては何よりもお客様から喜ばれるサービスを提供するのが第一ですので、その点は非常に重要だと思います。

和田:はい、これは本当にプロダクトの開発において力を入れている部分です。

3点目の「業界最安値のコスト水準」という点ですが、やはり不動産契約において電子契約を導入する際、非常にコストがかかってしまうと「導入しにくい」と感じられると思います。弊社ではその点に関しまして、どこよりも安い価格でご提供させていただいています。

私自身、もともと新卒で不動産デベロッパー会社に入社いたしました。そこで分譲マンションの開発や販売、DXなどを経験した後、現在のGOGEN株式会社を設立しました。

そのため、不動産取引実務における業務の煩雑さも理解しています。レリーズの開発では「不動産業界を盛り上げたい」との思いから、私が不動産会社時代に「こんな機能があったらいいな」と思った仕様も多数盛り込んでいます。

 「エンドユーザーまで見据えた使いやすさ」を追求した設計にこだわる

不動産会社様:それでは、レリーズの仕様についても教えてください。

和田:まず、汎用型のサービスとはデータ構成が異なります。案件ごとの書類管理が可能で、売買契約書のみでなく変更覚書や引越し確認書の締結、交付書類・捺印書類の写しの保管などができる構成になっています。



不動産会社様:それはどういうことでしょうか?

和田:たとえば、「レジデンスの101号室」という物件を扱う案件があったとします。その案件においては、重説や売買契約書、お客様にお渡しするだけの書類などさまざまな管理書類があると思われます。これらを全部ひとまとめに管理ができるという機能です。

管理できるのは不動産会社様だけでなく、エンドユーザー様も含まれ、不動産会社様が格納したファイルを、エンドユーザー様に公開するような設定もできます。

不動産会社様:弊社では、現在は各種書類をファイリングをしていって、そのファイルをお客様にお渡しするというフローを経ています。

それが電子契約システムを使えば、必要書類をアップロードしながらお客様に全ての書類をお渡しできるとなれば、非常に便利そうですね。

和田:はい。そういった書類については全てクラウドサインのストレージの中にも交わされていますので、私共も勝手に見るということももちろんございません。

広く一般的に普及していて、行政や金融機関でも使われるセキュリティ要件を備えたクラウドサインが書類をしっかり守ってくれるという安心感もございます。

不動産会社様:レリーズを使用する際の取引の管理方法ですが、支店やプロジェクト単位で権限を振り分けることはできますか。

現状は案件をまとめて管理しているため、業務負担がその分増してしまっている感があります。

和田:可能です。支店やマンションの販売センターといった、営業部署ごとにグループを作成できます。



さらに、グループごとに「承認者」の設定もできます。契約手続きをする際に、あらゆる人が処理をしてしまうと、不正な契約や会社の意図しない契約が行われるリスクがあります。そこで、権限を持った承認者を設定しておけば、こういったトラブル回避に繋がります。

現在、貴社では紙の契約関連書類はどのように管理されていますか。

不動産会社様:ハンコを勝手に押せないように各部署の権限者が管理をしています。そのため、契約手続きに時間がかかっている感は否めません。

和田:電子契約で同じように書面を残そうと思った際には、事前に設定した承認者に申請するだけで、オンラインで契約手続きができます。

レリーズにおいてはグループ単位での書類の振り分け設定ができますので、承認者を柔軟に設定しながら、業務をこなしていけます。案件は一つひとつの登録もできますし、CSVファイルなどを使って一括での登録も可能です。

実際に契約手続きを行う際には、まずエンドユーザー様にクラウドサインからメールが送信されます。それを受け取ったエンドユーザー様が、クラウドサインのシステムを使って署名をしていただくだけで手続きが完了します。

その後はエンドユーザー様のマイページに、契約締結に使用した関連書類が全て格納されますので、いつでもご確認いただけます。



不動産会社様:これについて、お客様側でアプリなどを入れていただく必要はありますか。

和田:不要です。レリーズでは、Webバージョンのブラウザ上で手続きができます。そのため、不動産会社様からも「非常にスムーズにご案内できる」とのお声を頂戴しています。

なお、契約手続きを行うにあたって「本人認証」も行いますが、エンドユーザー様が遠方にいらっしゃるなどの理由で、非対面での認証が必要になった場合においても、アクセスコードを挟んだ2段階認証の実施ができます。

 堅牢なセキュリティに加え、今後のさらなるアップデートも構想中

不動産会社様:重要書類を管理する以上、やはりセキュリティ面も心配です。レリーズはそのあたり、どのようになっているのでしょうか。

和田:セキュリティについても、認証基準や各種サーバーのバックアップを取っておくなど、万全を期しています。不動産契約という、非常にセキュリティ性の高いビジネスをしっかりと支えるため、堅牢なシステム開発を行いました。

さらに、レリーズでもまだまだ不動産取引の実務における周辺領域で利便性を高める余地があると考えています。

不動産会社様:どういうことでしょうか。

和田:たとえば「eKYC(注1)を用いた本人確認」「不動産会社様の基幹システムとの連携開発」などの機能について、2023年の実装を目指して準備を進めています。こういった機能があれば、犯罪収益移転防止法に基づく契約前の本人確認、紙の本人確認書類などの管理をより少ない労力で行えるようになります。

さらに、エンドユーザー様のマイページ上で、火災保険や購入物件の設備の故障などに関するサポートもオプショナルにご案内できるようにアップデートをかけていく予定です。

今までですと紙の書類ベース契約で、こういったコミュニケーションが成り立っていました。しかし、今後はマイページ機能を通じてオンライン上でも繋がっていけば、不動産会社様としても別のご案内ができるのではないかと思っています。

不動産会社様:お客様に確定申告の際にマイページのデータを活用していただくなどすれば、より付加価値の向上に繋がりそうですね。

和田:おっしゃるとおりです。レリーズでは、電子契約を通じた柔軟なご活用をしていただけるように仕様を更新していきます。

注1:「eKYC」とは?
「electronic Know Your Customer」の略で、オンライン上で本人確認を行うための技術。


 業界最安値の導入コストが不動産会社に貢献する

不動産会社様:先ほどレリーズは業界最安値だとおっしゃっていましたが、具体的な費用について教えてください。

和田:レリーズの料金プランは「承認者お一人あたり1万6,000円」からと、業界最安値の値段で電子契約をご利用いただけます。これには、クラウドサイン利用料金も含まれています。

不動産会社様:「承認者一人あたり」とは?

和田:レリーズでは、案件ごとに前述した承認者を立てていただく必要がありますので、その「1アカウントごと」のお値段となります。これは、経営チームや会社単位など、柔軟に作っていただけます。

不動産会社様:「アカウント数 × 1万6,000円」で基本料金が決まるということですね。

和田:ご認識のとおりです。たとえば、新築マンションの現場が3つあり、それぞれに承認者を立てる場合で「3アカウント = 4万8,000円」となります。

一方で、お一人で3現場すべてを回されるということであれば、1万6,000円でも結構です。最低1アカウントご契約いただければ、レリーズの全ての機能をお使いいただけます。

不動産会社様:柔軟に利用料金を調整できるのは便利そうですね。

和田:ありがとうございます。

それに加え「送信件数ごとの費用」がクラウドサインとレリーズ共にかかってまいります。これは200円ずつですので、「1送信(=1契約)あたり400円」となります。

不動産会社様:とはいえ、印紙代の削減やいろいろな業務負担の軽減などを踏まえたら、投資対効果は高そうですね。

和田:レリーズの場合は、5,000万円の売買契約にかかる印紙代「6万円」の2〜3枚程度の金額でご利用いただけます。コンプライアンスも向上しますので、ぜひ導入していただき、不動産取引の業務をより効率化していただければと思います。

まとめ

不動産取引実務において電子契約を導入すれば、取引完了までの各手続きをよりスピーディに行えたり、印紙代カットなどによる費用削減を実現できたりします。

不動産売買領域に特化した電子契約システム「レリーズ」は、国土交通省のIT重説運用に関するマニュアルへ対応しつつ、不動産取引実務の観点からシンプルかつ簡便な使い勝手を追求したサービスです。

現在は、国土交通省のIT重説対応マニュアルの解説つき「電子契約対応ガイド」を配布しています。こちらの資料は、電子契約システム導入の初期費用が無料になる特典つきですので、下記よりぜひお求めください。


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参考:
※1
デジタル庁,「法令」,https://www.digital.go.jp/laws/,(2022/08/30)

※2
e-Gov法令検索,「印紙税法」,https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=342AC0000000023,(2022/08/30)

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